{"id":19822,"date":"2021-03-30T07:51:21","date_gmt":"2021-03-30T05:51:21","guid":{"rendered":"https:\/\/my-iam.com\/?p=19822"},"modified":"2024-03-14T10:21:42","modified_gmt":"2024-03-14T09:21:42","slug":"teams-und-outlook-parallel-nutzen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/my-iam.com\/de\/teams-und-outlook-parallel-nutzen\/","title":{"rendered":"Teams und Outlook parallel nutzen"},"content":{"rendered":"<p>Microsoft Teams ver\u00e4ndert die Kommunikation im Unternehmen.<br \/>\nPing-Pong-Mails laufen als Chat in Teams ab, wichtige Informationen kommen teilweise nicht mehr per Outlook an. Da beide Anwendungen im Einsatz sind, stellt sich die Frage:<br \/>\nWie k\u00f6nnen wir Microsoft Teams und Outlook parallel nutzen?<\/p>\n<p>Wir besch\u00e4ftigen uns in zwei Artikeln mit diesem Thema:<br \/>\nIm 1. Artikel\u00a0 &#8211; <a href=\"https:\/\/my-iam.com\/microsoft-outlook-oder-teams\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Outlook oder Teams &#8211; die wesentlichen Unterschiede<\/a><br \/>\nIm 2. Artikel &#8211; <strong>Teams und Outlook parallel nutzen &#8211; Gemeinsamkeiten und dualer Einsatz<\/strong><\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n\n<p>&nbsp;<\/p>\n<div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_85 counter-hierarchy ez-toc-counter ez-toc-white ez-toc-container-direction\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title\" style=\"cursor:inherit\">Index<\/p>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><\/span><\/div>\n<nav><ul class='ez-toc-list ez-toc-list-level-1 ' ><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/my-iam.com\/de\/teams-und-outlook-parallel-nutzen\/#Koexistenz_oder_Chaos_%E2%80%93_parallele_Welten_im_Arbeitsalltag\" >Koexistenz oder Chaos &#8211; parallele Welten im Arbeitsalltag<\/a><ul class='ez-toc-list-level-3' ><li class='ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/my-iam.com\/de\/teams-und-outlook-parallel-nutzen\/#Teams_kann_mehr_als_Outlook\" >Teams kann mehr als Outlook<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/my-iam.com\/de\/teams-und-outlook-parallel-nutzen\/#Ohne_Konzept_Nachrichtenflut_und_Informationschaos\" >Ohne Konzept: Nachrichtenflut und Informationschaos<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/my-iam.com\/de\/teams-und-outlook-parallel-nutzen\/#Teams_und_Outlook_parallel_fuer_verschiedene_Dinge_nutzen\" >Teams und Outlook parallel f\u00fcr verschiedene Dinge nutzen<\/a><ul class='ez-toc-list-level-3' ><li class='ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/my-iam.com\/de\/teams-und-outlook-parallel-nutzen\/#Microsoft_Teams_%E2%80%93_fuer_die_innere_Kommunikationsschleife\" >Microsoft Teams &#8211; f\u00fcr die innere Kommunikationsschleife<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-6\" href=\"https:\/\/my-iam.com\/de\/teams-und-outlook-parallel-nutzen\/#Outlook_%E2%80%93_fuer_zielgerichtete_Kommunikation\" >Outlook &#8211; f\u00fcr zielgerichtete Kommunikation<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-7\" href=\"https:\/\/my-iam.com\/de\/teams-und-outlook-parallel-nutzen\/#Was_passiert_mit_Skype_for_Business\" >Was passiert mit Skype for Business?<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-8\" href=\"https:\/\/my-iam.com\/de\/teams-und-outlook-parallel-nutzen\/#Fazit\" >Fazit<\/a><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Koexistenz_oder_Chaos_%E2%80%93_parallele_Welten_im_Arbeitsalltag\"><\/span>Koexistenz oder Chaos &#8211; parallele Welten im Arbeitsalltag<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Im Arbeitsalltag stehen dem Anwender nun <b>parallel verschiedene M\u00f6glichkeiten zum Informationsaustausch<\/b> zur Verf\u00fcgung: Outlook, Teams und eventuell noch weitere Tools. In der Praxis wird der Mitarbeiter gebeten: \u201cBitte Teams ab jetzt aktiv nutzen!\u201d. Aber wie?<\/p>\n<p>F\u00fcr Eilige: Was sich Microsoft gedacht hat, schreiben wir im unteren Abschnitt \u201cTeams und Outlook parallel f\u00fcr verschiedene Dinge nutzen\u201d.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-19829\" title=\"Teams und Outlook parallel - Basics\" src=\"https:\/\/my-iam.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/Teams-und-Outlook-parallel-Basics.png\" alt=\"Teams und Outlook parallel - Basics\" width=\"962\" height=\"266\" srcset=\"https:\/\/my-iam.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/Teams-und-Outlook-parallel-Basics.png 1396w, https:\/\/my-iam.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/Teams-und-Outlook-parallel-Basics-300x83.png 300w, https:\/\/my-iam.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/Teams-und-Outlook-parallel-Basics-1024x283.png 1024w, https:\/\/my-iam.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/Teams-und-Outlook-parallel-Basics-768x212.png 768w\" sizes=\"(max-width: 962px) 100vw, 962px\" \/><\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Teams_kann_mehr_als_Outlook\"><\/span>Teams kann mehr als Outlook<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>Auf den ersten Blick ist es oft nicht klar, welche Informationen \u00fcber Outlook und welche Daten \u00fcber Teams geteilt werden sollten. So koexistieren im Arbeitsalltag scheinbar \u00e4hnliche Anwendungen und \u00fcberschneiden sich in vielen Features.\u00a0Allein Microsoft <strong>Teams kombiniert eine ganze Reihe von Funktionen<\/strong>, die zuvor von separaten Microsoft-Anwendungen geliefert wurden:<\/p>\n<ul>\n<li>Outlook (Nachrichten, Terminkalender)<\/li>\n<li>Skype (f\u00fcr Chats, Anrufe und Videokonferenzen)<\/li>\n<li>SharePoint und OneDrive (Dateiaustausch und Kollaboration)<\/li>\n<li>OneNote (Notizen)<\/li>\n<li>Planner (Projektplanung)<\/li>\n<li>Stream (Live-Video-Streaming)<\/li>\n<\/ul>\n<p>Kein Wunder, dass sich manche Anwender bei dieser Vielfalt an Optionen verloren f\u00fchlen.<\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Ohne_Konzept_Nachrichtenflut_und_Informationschaos\"><\/span>Ohne Konzept: Nachrichtenflut und Informationschaos<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>Aus der Sicht eines Mitarbeiters ergeben sich schnell die Fragen:<\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">Welches Tool benutze ich wof\u00fcr?<b><br \/>\n<\/b><\/li>\n<li><strong>Ersetzt Microsoft Teams nun Outlook?<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Nein, verschwinden wird Outlook nicht (zumindest nicht in der vorhersehbaren Zeit). Aber wichtige Features, wie Kalender oder Kontaktlisten, sind nun auch in Microsoft Teams vorhanden. Es ist deshalb f\u00fcr den Anwender nicht intuitiv abgegrenzt, welche App wof\u00fcr genutzt werden sollte.<\/p>\n<p>Haben Unternehmen und Abteilungen keine Richtlinien f\u00fcr die Anwendung ihrer Kommunikationsmittel, wird es un\u00fcbersichtlich. Es ergibt sich schnell die Situation, dass Nachrichten, Links und Dateien willk\u00fcrlich sowohl \u00fcber Outlook als auch \u00fcber Microsoft Teams versendet werden.<\/p>\n<p>Langfristig besteht die Gefahr, dass der Mitarbeiter den \u00dcberblick verliert. Es wird nicht mehr nachvollziehbar sein, \u00fcber welchen Weg er welche Informationen erhalten oder verschickt hat. <b>Aufgaben werden nicht erledigt, weil sie in einem \u00fcberf\u00fcllten Gruppenchat verloren gegangen sind<\/b>. E-Mails von au\u00dfen werden in Outlook vernachl\u00e4ssigt, da der Mitarbeiter nur noch mit Teams arbeitet. Werden zudem ungebremst Chat-Teams angelegt, kann der Informations- und Datenaustausch so au\u00dfer Kontrolle geraten, dass der Fluss an Informationen nicht mehr zu bew\u00e4ltigen ist.<\/p>\n<p>Deshalb macht es durchaus Sinn, sich mit den Grundgedanken hinter den Tools auseinanderzusetzen. Hier finden Sie noch einmal die <a href=\"https:\/\/my-iam.com\/microsoft-outlook-oder-teams\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Unterschiede von Outlook und Teams.<\/a><\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Teams_und_Outlook_parallel_fuer_verschiedene_Dinge_nutzen\"><\/span>Teams und Outlook parallel f\u00fcr verschiedene Dinge nutzen<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-19823 size-full\" title=\"Teams und Outlook parallel nutzen - \u00dcbersicht und Erkl\u00e4rung\" src=\"https:\/\/my-iam.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/Teams-und-Outlook-parallel-nutzen-Uebersicht-und-Erklaerung.png\" alt=\"Teams und Outlook parallel nutzen - Uebersicht und Erklaerung\" width=\"1380\" height=\"550\" srcset=\"https:\/\/my-iam.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/Teams-und-Outlook-parallel-nutzen-Uebersicht-und-Erklaerung.png 1380w, https:\/\/my-iam.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/Teams-und-Outlook-parallel-nutzen-Uebersicht-und-Erklaerung-300x120.png 300w, https:\/\/my-iam.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/Teams-und-Outlook-parallel-nutzen-Uebersicht-und-Erklaerung-1024x408.png 1024w, https:\/\/my-iam.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/Teams-und-Outlook-parallel-nutzen-Uebersicht-und-Erklaerung-768x306.png 768w\" sizes=\"(max-width: 1380px) 100vw, 1380px\" \/><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Microsoft_Teams_%E2%80%93_fuer_die_innere_Kommunikationsschleife\"><\/span>Microsoft Teams &#8211; f\u00fcr die innere Kommunikationsschleife<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>Der Inner Loop, wie ihn Microsoft nennt &#8211; oder zu deutsch \u201c<strong>Innere Kommunikationsschleife<\/strong>\u201d, ist der Einsatzzweck von Microsoft Teams. Dies betrifft zun\u00e4chst die interne Kommunikation, beschr\u00e4nkt sich aber nicht exklusiv darauf. Vielmehr geht es dabei um abgegrenzte Gruppen. F\u00fcr breite, offene oder \u00e4u\u00dfere Kommunikation an diffuse, gro\u00dfe Gruppen, wie das ganze Unternehmen, empfiehlt Microsoft die App Yammer. In diesem Artikel bleiben wir aber bei MS Teams.<\/p>\n<p>Typisch f\u00fcr die innere Kommunikationsschleife sind:<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">Punkte, die mit mehreren Leuten besprochen werden<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Inhalte, die diskutiert werden<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Themen, die eine hohe Antwortfrequenz haben<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Abteilungsdiskussionen<\/li>\n<li aria-level=\"1\">geschlossene Projekte (intern, aber auch unternehmens\u00fcbergreifend)<\/li>\n<\/ul>\n<p>Diese Art der Kommunikation f\u00fchrt in Outlook zu den bekannten internen Mails, die nach kurzer Zeit einen Betreff wie \u201cAW:RE:AW:AW:FW:AW: Irgendein Thema\u201d haben. Gern werden auch <b>viele Kollegen im \u201cCC\u201d angeschrieben. <\/b>F\u00fcr Viele f\u00fchlt es sich wie Spam an. An dieser Stelle sind reale Meetings oder Diskussionen in Microsoft Teams die bessere Alternative zum E-Mail-Verkehr.<\/p>\n<p>Teams ist sehr gut f\u00fcr den <b>informellen und schnellen Austausch in verschiedenen Formaten<\/b> und das gemeinsame Bearbeiten von Aufgaben geeignet. Die Kommunikation kann per Telefon und Video erfolgen. Zusatz-Tools wie Planner, Wiki, Excel- und Word-Online erm\u00f6glichen Live-Kollaboration \u00fcber die Grenzen der Kommunikation hinaus.<\/p>\n<p>Textkommunikation:<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\u201cChatten\u201d impliziert schon, dass es sich hierbei um einen lockeren und schnellen Austausch unter Kollegen handelt.<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Formalit\u00e4ten, wie sie in E-Mails \u00fcblich sind, mit Anrede, Gru\u00dfformel und Signatur fallen weg.<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Die Nachrichten sind kurz und informell formuliert.<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Die Kommunikation findet meistens sofort in Echtzeit statt.<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Projekte (z. Bsp. Dateien, Pr\u00e4sentationen) werden live bearbeitet.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Erweiterte Zusammenarbeit:<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">Audio und Videokonferenzen<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Teams-R\u00e4ume f\u00fcr gemeinsame Meetings mit tempor\u00e4ren Sub-Teams<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Planungen, Wikis, weitere Tools<\/li>\n<\/ul>\n<p>Deshalb bietet es sich an, <b>Teams haupts\u00e4chlich f\u00fcr die interne Kommunikation zu nutzen<\/b>. Es eliminiert die vielen informellen Kurznachrichten in Outlook. Au\u00dferdem ist es f\u00fcr die sofortige Erledigung von Aufgaben gedacht, die von einer Gruppe bearbeitet werden. Dazu sollten es vor allen Dingen kleinere, eng zusammenarbeitende Teams nutzen.<\/p>\n<p>Teams kann aber auch f\u00fcr die Kommunikation mit <strong>externen Kollegen oder unternehmens\u00fcbergreifende Projekte<\/strong> verwendet werden.<\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Outlook_%E2%80%93_fuer_zielgerichtete_Kommunikation\"><\/span>Outlook &#8211; f\u00fcr zielgerichtete Kommunikation<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p><b>Outlook bietet sich hingegen als Kommunikationsplattform f\u00fcr die zielgerichtete Textkommunikation an.<\/b> Das hei\u00dft, konkrete Einzelf\u00e4lle, geschlossene Themen, 1:1 Kommunikation, die zeitlich leicht nachvollziehbar bleiben soll &#8211; kurz der elektronische Briefverkehr. Hier bleiben Outlook und E-Mail das Ma\u00df aller Dinge.<\/p>\n<p>Typisch f\u00fcr die zielgerichtete Textkommunikation:<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">Formelle Kommunikation mit Mitarbeitern des Unternehmens oder mit externen Ansprechpartnern.<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Anrede, Gru\u00dfformel und Signatur sind \u00fcblich.<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Die Nachrichten sind eher f\u00f6rmlich formuliert.<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Umfangreiche Kommunikationsbl\u00f6cke.<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Rechtlich relevante Kommunikation, die in Teams nicht standardisiert wurde.<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Alle, mit denen keine Kommunikationsregeln in Teams vereinbart wurden.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Outlook wird von vielen Anwendern zudem vorrangig zur <strong>Terminplanung<\/strong> genutzt. Auch wenn es in Teams m\u00f6glich ist, bietet Outlook deutlich mehr Funktionalit\u00e4t (Stand 18.03.21). Im Outlook-Kalender kann eine Teams-Besprechung angelegt werden, die dann im Teams-Kalender erscheint. Beide verkn\u00fcpfen Funktionen von Exchange online. Die Besprechung an sich kann zwar nicht direkt in Outlook durchgef\u00fchrt werden, daf\u00fcr gibt es verschiedene Optionen. So bieten neben Teams auch weitere Tools eine Integration als Besprechung f\u00fcr Outlook an, wie beispielsweise Go-to-Meeting, WebEx, Zoom oder andere Kan\u00e4le.<\/p>\n<p>Outlook bleibt also erst einmal als offizielle Kommunikationsplattform erhalten.<\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Was_passiert_mit_Skype_for_Business\"><\/span>Was passiert mit Skype for Business?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>Teams tritt an die Stelle von Skype for Business. Skype war bisher vor allem f\u00fcr Telefon-, Videoanrufe und Chat relevant. Gruppenarbeit hingegen wurde nur marginal unterst\u00fctzt. Gemeinsame Calls mit verschiedenen Personen waren nicht immer einfach. Besonders die Kompatibilit\u00e4t zwischen verschiedenen Skype for Business Versionen untereinander und Skype (privat) war ein Problem. Skype speicherte einen Chat-Verlauf zudem in Outlook, bzw. im eigenen Postfach unter \u201cAufgezeichnete Unterhaltungen\u201d. Suchen konnte man nach einem Gespr\u00e4chsverlauf nur in Outlook. In Skype fand man nichts. Auch Features, wie Datei\u00fcbertragung und Screen Sharing, gab es bereits &#8211; allerdings funktionierten sie vor allem unternehmens\u00fcbergreifend nicht immer. Teams macht vieles was Skype konnte heute besser und integrierter &#8211; nicht zuletzt durch die einheitliche Cloud-Basis.<\/p>\n<p>Skype for Business ist Geschichte und wird von Microsoft Teams ersetzt, zumindest in der Cloud, also f\u00fcr Microsoft 365 Kunden.<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Fazit\"><\/span>Fazit<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Zusammenfassend betrachtet, machen die verschiedenen Werkzeuge &#8211; richtig angewandt &#8211; durchaus Sinn. Das eine ersetzt nicht das andere. Vielmehr erg\u00e4nzt Microsoft Teams Outlook um viele n\u00fctzliche Features. <b>Wichtig ist, dass Anwender wissen, wie sie mit den beiden Werkzeugen umgehen sollen<\/b>. Hier unterliegt es den Unternehmen und Abteilungen, Hilfestellungen zu geben und den Sinn der Anwendungen klar abzugrenzen.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/my-iam.com\/kontakt\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><button class=\"ButtonBeratung aligncenter\">Kontakt<\/button><\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Microsoft Teams ver\u00e4ndert die Kommunikation im Unternehmen. 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