4 Tipps für ein flexibles Kontaktmanagement
Das Kontaktmanagement muss überall dort möglich sein, wo Sie sich gerade befinden. Dies betrifft sowohl Ihren physischen Arbeitsplatz (Büro, Homeoffice, mobil), Ihr Endgerät (PC, Laptop, Mobiltelefon) als auch das System, in dem Sie gerade aktiv sind (E-Mail-Client, MS Teams, Web-Browser). Die eingesetzte Kontaktmanagement-Lösung sollte sich daher an Ihre individuelle Situation anpassen und nicht umgekehrt.
Häufig besteht jedoch das Problem, dass Identitäten nur an einzelnen dieser Orte verfügbar sind und ausgerechnet dann fehlen, wenn sie am dringendsten benötigt werden. Es entstehen so genannte Dateninseln, die ein ungehindertes Arbeiten erschweren oder unterbinden. Wir haben daher einige Tipps für ein modernes und flexibles Kontaktmanagement zusammengestellt, die sich an Ihren vielfältigen Arbeitssituationen orientieren. Gleichzeitig zeigen wir auf, welche Vorteile der Einsatz einer modernen Cloud-basierten Lösung wie my-IAM PeopleConnect bietet.
Index
Tipp 1: Holen Sie sich Ihre Kontakte direkt in das Kollaborations-Tool Ihrer Wahl
Egal ob Sie moderne Kollaborationslösungen wie Microsoft Teams nutzen oder hauptsächlich E-Mails schreiben. Ihre Identitäten sollten genau in diesen Systemen zur Verfügung stehen. Dazu empfiehlt sich der Einsatz von sogenannten Add-Ins, wie my-IAM PeopleConnect. Ein Add-In ist eine zusätzliche Software-Komponente, die fest in einer Hauptanwendung installiert wird und deren bisherige Funktionalität nützlich erweitert, z.B. anhand folgender Kriterien:
- Verbinden Sie verschiedene Quellsysteme für Identitätsdaten (CRM-System, HR-Datenbank, etc.) und nutzen Sie diese aktuell und zentralisiert in einer Anwendung, wie Microsoft Teams.
- Nutzen Sie vordefinierte Filterfunktionen, um sofort alle Kontakte aus Ihrer Abteilung oder Ihrem Standort anzuzeigen
- Bearbeiten und aktualisieren Sie die Identitätsdaten oder fügen Sie neue Kontakte hinzu.
Neben der übersichtlichen Darstellung der Kontakte sollte das Add-In die Möglichkeit bieten, diese schnell per Drag+Drop als Empfänger Ihrer Nachricht zu verwenden. Durch dieses flexible Kontaktmanagement werden Medienbrüche und das „Springen“ zwischen Anwendungen vermieden.
my-IAM PeopleConnect führt alle internen und externen Kontakte zentral in MS Teams zusammen
Tipp 2: Nur eine App nutzen, wenn es schnell gehen muss
Wenn man beruflich unterwegs ist, muss es oft schnell gehen. Das kennen wir alle: Die E-Mail, die noch kurz vor Ankunft am Zielbahnhof verschickt werden muss oder der dringende Anruf beim Kunden kurz vor Abflug. Doch häufig sind die Identitäten auf verschiedene Systeme verteilt oder wir wissen nicht mehr, wo der Kontakt gespeichert ist. Oft muss man sich auch umständlich in die jeweiligen Systeme einloggen, um die Kontakte dort nutzen zu können.
Die PeopleConnect-App vereint alle Systeme, Kontaktarten und Funktionen in einer Oberfläche. Nutzen Sie diese als Einstiegspunkt für Ihr Kontaktmanagement und die Kommunikation mit Ihren Kontakten.
Tipp 3: Nutzen Sie elektronische Visitenkarten, egal mit welchem Gerät Sie arbeiten
Eine elektronische Visitenkarte (vCard) ermöglicht den Austausch persönlicher Informationen wie Name und Adresse in einem standardisierten Format (.vcf). Mit einer vCard können Kontaktdaten einfach gespeichert und übertragen werden.
Ein modernes Kontaktmanagement-System sollte sowohl den Import empfangener vCards als auch den Export von Identitäten in dieser Form unterstützen. Mit dem PeopleConnect Identity Import können Sie ganz einfach neue Kontakte aus einer empfangenen vCard erstellen, indem Sie die .vcf-Datei per Drag+Drop hineinziehen. Dies funktioniert am besten auf dem PC, auf dem Mobilgerät klicken Sie einfach auf die vCard und wählen „In PeopleConnect importieren“. Dort können Sie die so entstandene Identität natürlich noch bearbeiten und anpassen.
Tipp 4: Alle Funktionen des Kontaktmanagements an einer Stelle bündeln
Egal ob Telefonanruf, E-Mail-Versand, Team-Chat, Video-Call oder die Erstellung eines Team-Meetings. Diese Funktionen sollten alle an einer Stelle (direkt am Kontakt) zur Verfügung stehen. So müssen Sie nicht in das jeweilige System wechseln, um sie zu nutzen.
Ein modernes Kontaktmanagement-System wie my-IAM PeopleConnect unterstützt Sie nicht nur bei der aktiven Kommunikation, sondern bietet auch eine smarte Suche, die die richtigen Kontaktpersonen findet.
Fazit
Moderne Kontaktmanagementsysteme müssen die Quellen, aus denen Identitäten generiert werden, zusammenführen, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen. Dazu gehören z.B:
- Entra ID,
- Active Directory,
- Drittsysteme wie SAP (SuccessFactors),
- Personalverwaltungssysteme,
- CRM-Systeme oder
- Telefonie-Software.
Wichtig ist die Verfügbarkeit der Kontaktdaten im Alltag, d.h. im Büro oder unterwegs und auf jedem Endgerät. Schnelligkeit und Benutzerfreundlichkeit sind dabei unabdingbar.
my-IAM People Connect integriert diese in eine zentrale, übersichtliche Oberfläche und stellt dort alle Funktionen zur Kontaktaufnahme bereit. Dadurch werden Dateninseln beseitigt und ein zugängliches, benutzerfreundliches Kontaktmanagement ermöglicht.
Sie können unser Team auch telefonisch erreichen unter
+49 89 215 442 40.
Mehr zur my-IAM platform
Die my-IAM platform vereint sämtliche Identitäten aus verschiedenen Quellsystemen und macht sie für Anwendungen und Apps jeder Art nutzbar. Neben der Teams-integrierten App my-IAM PeopleConnect, umfasst sie die Business Services my-IAM RealIdentity und my-IAM RealGroup.
