Aus der Praxis: PeopleConnect stellt Kontakte aus CRM-System in MS Teams bereit
Ein mittelständisches Unternehmen aus Wiesbaden setzt my-IAM PeopleConnect ein, um Kontakte aus dem CRM-System zentral in MS Teams bereitzustellen. Durch das übersichtliche Kontakteverzeichnis in PeopleConnect werden alle internen und externen Ansprechpartner mit ihren Kontaktdaten angezeigt und regelmäßig aktualisiert.
Index
Suche nach effizienter Kontakteverwaltung
Unser Kunde hatte das bisher genutzte Skype for Business durch MS Teams abgelöst und suchte nach einer in Teams integrierten zentralen Kontakteverwaltung.
Das Unternehmen unterhält viele externe Kontakte, insbesondere aus dem Bereich Sales, sowie ein umfangreiches Netzwerk an Partnern. Es war wichtig, die Kontakte aus Skype sowie aus dem CRM-System zentral an einer Stelle bereitzustellen.
MS Teams bot sich als zentraler Knotenpunkt an, da es von allen Mitarbeitern täglich genutzt wird. Jedoch war das Unternehmen mit Teams schnell an seine Grenzen gestoßen, da dieses keine umfassende Adressliste anbietet, die alle Kontakte darstellt.
Der Kunde war aus folgenden Gründen auf my-IAM PeopleConnect aufmerksam geworden:
- eine in MS Teams integrierte Anwendung
- führt Kontakte aus verschiedenen externen Quellen zusammen
- macht externe Kontakte aus Drittsystemen in Teams suchbar
- bietet eine schnelle Suche und Kontaktaufnahme
Einbindung der Kontakte aus CRM-System in MS Teams
Eine der ersten Anforderungen war es, ca. 17.000 externe Kontakte nach my-IAM PeopleConnect zu übertragen.
In der ersten Phase war es dem Kunden wichtig, dass:
- neue externe Kontakte so schnell wie möglich abrufbar sind
- Anrufe nach außen möglich sind
- eine einfache Suche mit schnellen Suchergebnissen integriert ist
- der Datenschutz gewährleistet ist
Der primäre Wunsch war, dass alle Mitarbeiter einen schnellen Zugriff auf alle Kontakte haben.
Umsetzung: Import der Kontakte und dynamische Aktualisierung
Nach den ersten Besprechungen stellte das Team der FirstAttribute dem Kunden einen Testzugang für my-IAM PeopleConnect zur Verfügung.
Zuvor wurden die externen Kontakte von einer CRM-Datenbank des Kunden nach PeopleConnect übertragen. Dafür wurden initial ca. 17.000 Kontakte importiert.
Da die Kontaktdaten im Quellsystem ständig aktualisiert werden, nutzt der Kunde die REST-API von PeopleConnect, um die Kontaktdaten automatisch zu synchronisieren.
Dadurch werden die Kontakte regelmäßig aktualisiert und stehen schnell für die jeweiligen Teams im Unternehmen bereit. Für Übersichtlichkeit sorgt eine gut strukturierte Anordnung in Kacheln (ähnlich einer Visitenkarte) bzw. eine Listenansicht.
In my-IAM PeopleConnect ergibt die Suche nach einer externen Partnerfirma sofort alle dazugehörigen Kontakte.
In my-IAM PeopleConnect stehen zahlreiche Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung, um sich direkt mit einem Gesprächspartner zu verbinden.
Auch der Datenschutz ist mit PeopleConnect gewährleistet. Die Daten unterliegen einem DSGVO-konformen Hosting beim IT-sicherheitszertifizierten Hyperscaler mit Rechenzentrum in Deutschland (Frankfurt).
Gleiche Kontakte aus zwei Quellen
my-IAM PeopleConnect unterstützt es, gleiche Kontakte aus verschiedenen Quellen zu verwenden. Neue Kontaktdaten liegen im CRM-System erst nach circa zwei Wochen vor. Sie werden allerdings oft sofort benötigt.
Für diesen Fall werden Kontakte vorab manuell angelegt. Erscheint nach einigen Wochen der Kontakt aus dem CRM-System, erkennt my-IAM PeopleConnect dies automatisch und ersetzt den manuellen Kontakt durch den automatisierten. Dies wäre auch mit mehreren Quellen möglich, die gleiche Kontaktdaten enthalten.
Anwenderfeedback
Nach mehreren Monaten der Nutzung von PeopleConnect haben uns die Anwender beim Kunden ein Feedback zu PeopleConnect gegeben. Dabei wurde besonders die Übersichtlichkeit und leichte Auffindbarkeit aller Kontakte gelobt.
Durch eine enge Zusammenarbeit mit dem Kunden und eine gute Kommunikation wurde die Anwendung pünktlich und erfolgreich eingeführt.
Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Ihre Kontakte in Microsoft Teams zentralisieren und mehr über my-IAM PeopleConnect erfahren möchten.
