Globale Adressliste zu Android/iOS Mobilgeräten synchronisieren
Viele Anwender nutzen täglich die globale Adressliste in Outlook für die E-Mail-Kommunikation mit Kollegen. Die globale Adressliste beinhaltet oft weitere nützliche Informationen, wie Mobilnummern. Wer auf diese Adressliste auf seinem Mobilgerät zurückgreifen will, wird schnell feststellen, dass dies nicht so einfach möglich ist. Wir zeigen in diesem Artikel zwei Wege, wie es geht.
Index
Was ist die globale Adressliste (GAL)?
Es handelt sich dabei um eine von Microsoft Exchange bereitgestellte globale Adressliste über alle Endbenutzer innerhalb einer Organisation. Die GAL hilft Mitarbeitern dabei, ihre Kollegen zu kontaktieren. Außerdem können darüber Verteilerlisten erstellt und bearbeitet werden.
Meist wird die GAL im Kontext von E-Mail-Kontakten verwendet. Da sie aber auch andere Kontaktdaten, wie die Festnetz- und Mobilnummer aller Mitarbeiter, enthalten kann, handelt es sich auch um eine nützliche Quelle für Kontaktdaten auf dem Mobilgerät.
Synchronisation zu mobilen Geräten
Die Synchronisation der GAL auf das mobile Endgerät ist möglich, allerdings nur über Umwege.
Die App von Microsoft Outlook muss auf dem Mobilgerät installiert sein. Sobald hier das Unternehmens-Konto verknüpft ist, muss man in die Einstellungen gehen und dort, für das entsprechende Konto, „Kontakte synchronisieren“ aktivieren.
Durch die Einstellung werden alle persönlichen Outlook-Kontakte in die Kontakte des Mobilgerätes synchronisiert. Damit nun auch die GAL Kontakte synchronisiert werden, muss man diese in die persönlichen Outlook-Kontakte aufnehmen.
Dies muss jeder Endbenutzer selbst durchführen und kann nicht global für die Organisation ausgeführt werden.
Um die GAL-Kontakte in die persönlichen Outlook-Kontakte aufzunehmen, öffnen Sie die Outlook-App am PC.
Gehen zu Ihrem Adressbuch und wählen dort „Globale Adressliste“ aus. Anschließend wählen sie alle Kontakte in der Liste aus (mit Shift-Klick). Durch Rechtsklick auf einen der ausgewählten Kontakte öffnet sich ein Kontextmenü, in welchem Sie „Zu den Kontakten hinzufügen“ auswählen.
Damit wurden alle GAL-Kontakte in Ihre persönlichen Outlook-Kontakte aufgenommen und werden automatisch auf Ihr Mobilgerät synchronisiert.
Der große Nachteil dieser Art der Synchronisation ist, dass Änderungen an der GAL nicht automatisch in Ihre persönlichen Outlook-Kontakte synchronisiert werden, und somit auch nicht auf Ihr Mobilgerät.
my-IAM PeopleConnect als Alternative
Eine hilfreiche Alternative bietet die Cloud-Software my-IAM PeopleConnect. Diese ist sowohl als Website, als TeamsApp, als auch als Mobile App im AppStore erhältlich.
PeopleConnect bietet eine Übersicht über alle Kontakte innerhalb der Organisation und zusätzlich die Möglichkeit, externe Kontakte aus Drittsystemen zu importieren, nach Kategorie zu sortieren und vieles mehr.
Regelmäßige Updates übertragen Änderungen in den Quellsystemen automatisch nach PeopleConnect.
Durch die intuitive und schnelle Suche über eine Vielzahl an Daten kann der gewünschte Kontakt schnell gefunden und einfach kontaktiert werden. Außerdem sieht man in PeopleConnect auch den Anwesenheitsstatus aller internen Kontakte, so dass man sofort weiß, ob ein Kollege gerade verfügbar ist.
Vorteile gegenüber einer Standardlösung:
- Suche über alle Attribute, anstatt der Standardfelder, die GAL/Outlook kann
- „Contains“-Suche anstelle von „Startswith“
- Stetige Aktualisierung der Daten
- Individuelle Konfigurierbarkeit
- Alle Kontakte an einer Stelle
Der große Benefit dieser Lösung ist, dass PeopleConnect immer automatisch aktuell ist, im Gegensatz zu den persönlichen Kontakten. Zudem muss sich nicht jeder User einzeln die Kontakten aus der GAL synchronisieren, sondern es gibt ein globales Adressbuch für alle.
Fazit
Es ist möglich, die globale Adressliste aus Microsoft Exchange auf mobile Endgeräte zu synchronisieren. So stehen auch mobil alle wichtigen Kontakte zur Verfügung. Allerdings ist es umständlich und die Kontakte werden nicht automatisch aktuell gehalten. Bei Änderungen an der GAL muss eine erneute, manuelle Synchronisation durchgeführt werden.
Unser Alternativvorschlag ist my-IAM PeopleConnect, welches die Kontakte immer aktuell anzeigt, einfach zu bedienen ist, und für die ganze Organisation eingerichtet werden kann.
Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Ihre Kollegen, Kontakte und Externe organisiert in MS Teams einbinden wollen.
