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Duplizierter Ordner-Name von privaten Kanälen bei Synchronisierung in Datei-Explorer

Apr 19, 2022 (Letztes Update) | Microsoft Teams, News |

 

Während der Arbeit mit Microsoft Teams fallen immer wieder unschöne Lösungen auf. So stellte ein Kollege fest, dass die Ordner-Namen von Kanälen bei der Synchronisation in den Datei-Explorer manchmal dupliziert werden. Bei näherem Betrachten trifft dies nur auf private Kanäle zu.

Index

  • Datei-Explorer dupliziert Ordner-Namen des privaten Kanals
  • Lösungssuche
  • Gründe für langen Ordnernamen
    • Private Kanäle erhalten eigene SharePoint-Site
    • Öffentliche Kanäle besitzen keine separate SharePoint-Site
  • Titel der SharePoint-Site ändern
    • Websitenamen umbenennen
    • Daten anschließend erneut synchronisieren
    • Websitenamen vor der Dateien-Synchronisation umbenennen
  • Zusammenfassung

Datei-Explorer dupliziert Ordner-Namen des privaten Kanals

Ich habe zur Veranschaulichung ein Team „Project Team“ erstellt und einen privaten Kanal („Management“) und einen öffentlichen Kanal („Entwicklung“) hinzugefügt.

Neue Kanalanlage - öffentlicher und privater Kanal

Geht man nun in Microsoft Teams auf den jeweiligen Kanal und dessen Registerkarte Dateien, lassen sich diese synchronisieren (mittels der Schaltfläche „Synchronisieren“):

Synchronisation der Dateien im privaten Kanal "Management"

Synchronisation der Dateien im öffentlichen Kanal "Entwicklung"

Im Datei-Explorer sieht man jetzt, dass der Ordner-Name des privaten Kanals doppelt vorkommt.

Datei-Name des privaten Kanals wird im Datei-Explorer verdoppelt

Gerade bei längeren Team- und Kanal-Namen bzw. vielen Ordnern wird es schnell unübersichtlich. Bei zu langen Dateipfaden kann es sogar zu Fehlermeldungen kommen.

Lösungssuche

Recherchiert man dazu im Internet, stößt man schnell auf den Unmut vieler User, welche schon länger eine Behebung dieser Problematik fordern:

https://microsoftteams.uservoice.com/forums/555103-public/suggestions/39919093-private-channel-folder-name-is-duplicated-when-syn

Bisher ohne Erfolg. Leider lassen sich die Ordner-Namen vor dem Synchronisieren nicht direkt ändern. Auch das nachträgliche Ändern des Ordner-Namens ist nicht zu empfehlen, da die Synchronisation nicht bestehen bleibt.

Aber warum ist das so?

Gründe für langen Ordnernamen

Private Kanäle erhalten eigene SharePoint-Site

Beim Synchronisieren einer Bibliothek (hier der private Kanal „Management“) verwendet Microsoft den SharePoint-Site-Name, gefolgt vom Bibliotheksnamen. Bei der Erstellung eines privaten Kanals legt Microsoft eine neue SharePoint-Site mit Team-Name und Kanal-Name an. So kommt es zu folgender Generierung des Ordner-Namens:

SharePoint-Site-Name:                 Project Team – Management

Bibliotheksnamen:                         Management

Daraus entsteht dann der lange Ordnername „Project Team – Management – Management“.

Private Kanäle erhalten eigene SharePoint-Site

Private Kanäle bekommen also ihre eigene SharePoint-Site mit dem Dokument „Management“.

Öffentliche Kanäle besitzen keine separate SharePoint-Site

Auf der anderen Seite werden öffentliche Kanäle bei der Team-SharePoint-Site unter Dokumente mit aufgeführt und besitzen keine separate SharePoint-Site.

Öffentliche Kanäle besitzen keine separate SharePoint-Site

Titel der SharePoint-Site ändern

Websitenamen umbenennen

Nun könnte man auf die Idee kommen, einfach den Titel der SharePoint-Site zu ändern:

Titel der SharePoint-Site ändern

Hierzu geht man auf die SharePoint-Site und öffnet unter den Einstellungen die Websiteinformationen.

Nun ändert man den Websitenamen auf „Project Team“:

Neuer gekürzter Websitename

Daten anschließend erneut synchronisieren

Synchronisiert man nun die Dateien des privaten Kanals, wird im Datei-Explorer ein neuer Ordner „Project Team – Dokumente“ mit dem Unterordner „Management“ angelegt.

Neuer Ordner „Project Team – Dokumente“

Unterordner "Management"

Das brachte leider nicht den gewünschten Erfolg. Grund dafür ist, dass die Bibliothek schon synchronisiert wurde.

Websitenamen vor der Dateien-Synchronisation umbenennen

Will man den Titel der SharePoint-Site umbenennen und den gewünschten Erfolg erzielen, muss dies vor der Synchronisation der Dateien erfolgen.

Ich lege daher einen neuen privaten Kanal „Marketing“ an:

Neuer privater Kanal „Marketing“

Auf SharePoint gehe ich zu der neuen Site „Project Team – Marketing“:

Name der SharePoint-Site vor der Synchronisation

SharePoint-Site umbenennen für neuen privaten Kanal "Marketing"

Dort ändere ich über die Websiteinformationen den Websitename zu „Project Team“.

Jetzt kann ich über Microsoft Teams die Registerkarte Dateien des privaten Kanals „Marketing“ synchronisieren.

Synchronisation der Dateien im privaten Kanal "Marketing"

Schaut man nun in den Datei-Explorer, sieht der Ordner wie gewünscht aus:

Darstellung des Namens im Datei-Explorer

Dieser Lösungsansatz ist im Unternehmen mit vielen Teams und Kanälen natürlich nicht praktikabel. Zudem ist nicht sicher, ob diese Vorgehensweise durch Microsoft unterstützt wird, da die SharePoint-Sites für private Kanäle von Microsoft gesondert behandelt werden.

Zusammenfassung

Aktuell gibt es keine effiziente Lösung für das Problem des doppelten Kanal-Namens im Ordner-Namen bei der Synchronisation eines privaten Kanals. Hier gilt es nur zu hoffen, dass sich Microsoft dem Problem bald annimmt.

Artikel erstellt am: 06.09.2021
Tags: Datei-ExplorerÖffentliche KanäleOrdner-NamePrivate KanäleSharePoint-SiteSynchronisation
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