Verwaiste Teams reaktivieren mit my-IAM TeamSpace
Haben lokale IT-Abteilungen oder Helpdesks keinen Zugriff auf das Teams Admin Center, dann landen alle Tasks zentral an einer Stelle – und werden langsam oder gar nicht bearbeitet. Große Unternehmen, die die Verwaltung von MS Teams nur durch die zentrale IT managen, stehen vor einer unaufhörlich wachsenden Menge an Aufgaben.
Aus diesem Grund erhalten wir viele Anfragen von Anwendern, wie ein verwaistes Team reaktiviert werden kann, wenn es von seinem Besitzer verlassen wurde. Meistens ist die lokale IT aufgrund fehlender Berechtigungen nicht in der Lage, einen neuen Besitzer anzulegen – und die zentrale IT ist kein reaktionsfähiger Ansprechpartner.
Mit Hilfe von my-IAM TeamSpace können lokale Service-Desks berechtigt werden, u.a. verwaiste Teams zu reaktivieren und dadurch die zentrale IT zu entlasten.
Index
Lokale IT hat keinen Zugriff auf verwaiste Teams
Häufig hören wir von folgendem Problem: Ein Besitzer (Team Owner) eines Teams hat das Unternehmen verlassen. Es gibt keinen zweiten Besitzer und kein Mitglied hat Zugriff auf die Verwaltung des Teams.
Auch wenn das Team weiter besteht, gibt es niemanden mehr, der kontrolliert, was mit dem Team und den Daten geschieht. Kollegen, die in das Team aufgenommen werden möchten, finden keinen Zugang. Besonders kritisch wird es, wenn viele Externe Mitglieder sind und das Unternehmen keine Kontrolle mehr besitzt.
Ein Hilferuf an den lokalen IT-Helpdesk oder das IT-Support-Team vor Ort bringt auch nichts, da sie ebenfalls keinen Zugriff auf das MS Teams Admin Center haben, um einen neuen Besitzer für das Team einzurichten. Das IT-Team in der Zentrale mit den Zugriffsrechten ist weit entfernt und es besteht kein direkter Kontakt zu diesem Team.
Was bleibt den Mitgliedern übrig? Sie müssen eventuell lange auf eine Hilfestellung warten bzw. gründen notgedrungen ein neues Team, wenn dies überhaupt möglich ist.
Dieses Szenario kommt recht häufig vor, wenn die MS Teams-App zentral über die IT-Abteilung verwaltet wird. Insbesondere sind davon große Organisationen betroffen, in denen die Verwaltung der IT-Ressourcen auf verschiedene Abteilungen oder Standorte aufgeteilt ist.
Ohne entsprechende Zugriffsrechte kann in der Regel niemand anders als die zentrale IT-Abteilung helfen. Diese wiederum können sich nicht auf MS Teams-Anfragen konzentrieren und sind mit wichtigeren Aufgaben beschäftigt als mit lokalen Helpdesk-Tickets.
Lesen Sie dazu auch unseren „Team Owner verlässt das Unternehmen: was geschieht mit dem Team?“-Beitrag.
Verwaiste Teams – was können Teammitglieder tun?
Prinizipiell lässt sich sagen, dass normale Teammitglieder keine Möglichkeiten haben einzugreifen, wenn der Besitzer nicht mehr da ist. Deshalb wird es empfohlen, dass es mindestens zwei Besitzer geben sollte, um solch einen Fall auszuschließen.
In der Praxis ist es aber kein Sonderfall, dass es nur einen Besitzer gibt.
Ein Teammitglied eines verwaisten Teams kann dann folgendes versuchen:
- den Team Owner zu kontaktieren und zu bitten, die Verwaltung an ein anderes Teammitglied zu übergeben. Wenn der Team Owner jedoch das Unternehmen verlassen hat, ist dies meistens keine Option.
- die IT-Abteilung zu kontaktieren. Lokale Service-Desks haben allerdings oft keine Zugriffsrechte zur Teams-Verwaltung. Sie müssen die Anfrage weiterleiten an die zentrale IT und dort um Hilfe bitten. Ein Prozess, der aufwendig und langwierig ist.
- das Team nicht mehr zu nutzen und ein neues Team anzulegen. Dadurch gehen jedoch alle alten Unterhaltungen und Dateien verloren, die im alten Team gespeichert wurden.
Keine dieser drei Option ist richtig zufriedenstellend. Es stellt sich die Frage, warum Unternehmen überhaupt die Verwaltung zentralisieren und damit das Leben der normalen Teams-Anwender in der Praxis erschweren.
Wir bieten Ihnen eine Lösung an, die die lokalen Helpdesks befähigt, einen neuen Owner hinzuzufügen. Mit my-IAM TeamSpace delegieren Sie gewählte Verwaltungsaufgaben an die Standortteams.
Gründe für die zentrale Verwaltung von MS Teams
Es gibt mehrere Gründe, warum Unternehmen Microsoft Teams lieber zentral verwalten möchten.
Bessere Kontrolle: Die MS Teams App besser zu kontrollieren, ist einer der Hauptgründe für Unternehmen, die Verwaltung zentral zu steuern. So kann ein Unternehmen, insbesondere die Corporate IT sicherstellen, dass die Verwendung von Teams den Sicherheits-, Compliance- und Governance-Anforderungen des Unternehmens entspricht.
Sinnvolle Teams: Im Extremfall ist die Erstellung neuer Teams nur noch über die zentrale IT möglich. Auch dies ist in der Praxis kein Einzelfall. So möchten Unternehmen vermeiden, dass redundante oder zu viele Teams angelegt werden. Mit der Zentralisierung kann die Nutzung von Teams stark eingegrenzt und reguliert werden.
Standardisierte Zusammenarbeit: Eine zentrale Verwaltung ermöglicht es einem Unternehmen, gewisse Standards durchzusetzen – von der Benennung der Teams angefangen bis zur Festlegung von Richtlinien und Verfahren für die Nutzung von Teams.
(In der Theorie) Einfache Verwaltung: Eine zentrale Verwaltung von MS Teams bietet eine zentrale Schnittstelle, über die Administratoren Benutzerkonten verwalten, Berechtigungen zuweisen und Richtlinien durchsetzen können.
Allerdings bedeutet dies eine enorme Mehrbelastung für die zentrale IT. Je mehr Mitarbeiter es gibt, je mehr Standorte und Geschäftsbereiche, um so schwieriger ist es, dies alles zentral zu managen. Klingen die Gründe durchaus nachvollziehbar, so gibt es im Alltag jedoch oft Schwierigkeiten, wie in den ersten Abschnitten beschrieben.
Unsere Empfehlung: Delegierte Administration, um verwaiste Teams zu reaktivieren
Was ist eine delegierte Administration?
In der Praxis ist es besonders bei großen Unternehmen nicht empfehlenswert, alles zentral zu steuern. Wir empfehlen dafür eine delegierte Verwaltung von Teams mit my-IAM TeamSpace.
Doch zuerst: Was ist überhaupt eine delegierte Verwaltung?
- Standard-Aufgaben der Teams-Verwaltung werden in die Hände der lokalen IT-Abteilungen und Service-Desks gelegt.
- Sie werden befähigt, Routine-Tasks, wie das Hinzufügen eines neuen Owners, schnell lokal zu erledigen.
- Die zentrale IT setzt die allgemeingültigen Richtlinien fest und behält die Kontrolle.
- Sichere Templates sorgen für bestmögliche Durchsetzung der Compliance-Richtlinien.
- Im Gegenzug wird die lokale IT handlungsfähig.
Gründe für die Delegation der Verwaltung an lokale Helpdesks
Hier ist eine Zusammenfassung der Gründe, die für eine delegierte Administration sprechen.
Bessere Verteilung von Aufgaben: Lokale IT-Abteilungen in den Standorten werden befähigt, Standard-Aufgaben in der Teams-Verwaltung durchzuführen. Sie werden dadurch besser eingebunden und fühlen sich mit verantwortlich.
Entlastung der zentralen IT: Durch die Verteilung der Aufgaben wird die zentrale IT massiv erleichtert.
Zeitnahe Reaktion auf Benutzerprobleme: Treten Probleme auf, wie verwaiste Teams ohne Besitzer, kann der lokale IT-Helpdesk schnell darauf reagieren und diese lösen. Dies trägt dazu bei, Ausfallzeiten zu reduzieren und die Produktivität zu verbessern.
Effiziente Fehlerbehebung: Der lokale IT-Helpdesk kann Probleme beheben, die für die lokale Umgebung spezifisch sind, z. B. Netzwerkprobleme, Benutzerberechtigungen und Zugriff auf gemeinsame Ressourcen.
Verbesserte Sicherheit: Wenn der lokale Service-Desk Teams verwalten kann, kann er Sicherheitsrichtlinien überwachen und durchsetzen, um sensible Daten zu schützen und unbefugten Zugriff zu verhindern.
Keine Frustration bei Anwendern: Anwender bleiben motiviert und engagieren sich weiterhin für die Zuarbeit zum jeweiligen Team.
Insgesamt kann der lokale IT-Helpdesk durch delegierten Zugriff auf Teams die Benutzererfahrung verbessern, die Effizienz steigern und die Sicherheit für die Organisation erhöhen.
Verwaiste Teams schnell reaktivieren – So geht’s
Mit my-IAM TeamSpace kommt eine hilfreiche und sichere Delegations-Ebene in die Teams-Verwaltung hinein. So können IT-Bereiche in den lokalen Standorten mehr verwalten, als mit einer zentralisierten Organisation möglich ist. Sie erhalten Berechtigungen, die sie normalerweise nicht hätten.
Schon bei der Teams-Erstellung wird festgelegt, welche lokalen IT-Abteilungen welche Teams sehen und bearbeiten dürfen.
In diesem Beispiel wird ein neues Team über die TeamSpace-Sicherheits-Vorlagen angelegt. Hierfür wird gleich am Anfang bestimmt, welcher Standort dieses Team sehen und bearbeiten darf. Bei dieser Auswahl dürfen die Helpdesks in Dresden und Hamburg das Team bearbeiten. Sie sehen nur die Teams, die für ihren Standort sichtbar sind.
Gleichzeitig werden über die TeamSpace-Vorlage die Mitglieder und Besitzer eingerichtet. Verlässt nun ein Besitzer das Unternehmen, kann der Helpdesk in wenigen Sekunden einen neuen Team Owner bestimmen.
So ist ein lokales Problem in kürzester Zeit gelöst und zieht keine lange Wartschleife und das Einbinden vieler IT-Mitarbeiter mit sich.
Zusammenfassend stellen wir fest: Eine zentrale Verwaltung ist eine nachvollziehbare Herangehensweise, um die Nutzung von Teams unter Kontrolle zu behalten. Sie bringt jedoch Nachteile mit sich, die sich im Alltag in kürzester Zeit bemerkbar machen. So bleiben alle Anfragen und Probleme an der zentralen IT hängen. Durch die Überlastung werden Tickets nicht zeitnah bearbeitet, was zu Frustrationen bei Anwendern führt. Verwaiste Teams entstehen, die aufgrund fehlender Besitzer nicht mehr korrekt weiterarbeiten können.
Wir sind überzeugt, dass Sie mit einer Delegation der Aufgaben rund um MS Teams besser vorankommen.
Kontaktieren Sie uns, um unsere praxisnahe Lösung my-IAM TeamSpace kennenzulernen. Wenn Sie verwaiste Teams vermeiden wollen und eine kontrollierte delegierte Verwaltung wünschen, dann haben wir eine passende Lösung für Sie. Haben Sie anderweitige Fragen zu Microsoft Teams? Unser freundliches Team berät Sie gern.
