Dateiberechtigungen in SharePoint kontrolliert managen
SharePoint Online hat sich als zentrale Plattform für Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement in Microsoft 365 etabliert. Der einfache Zugriff auf Dateien, die Integration in Microsoft Teams und die nahtlose Verknüpfung mit OneDrive ermöglichen standortübergreifende Prozesse, fördern Teamarbeit und schaffen Transparenz.
Doch genau an diesem Punkt beginnt ein gravierendes strukturelles Problem, die Kontrolle über die Dateiberechtigungen. Wir erläutern im folgenden Artikel, wie Sie SharePoint so einsetzen, dass Sie stets den Überblick bewahren.
Index
Wenn SharePoint wächst
Sobald SharePoint produktiv eingesetzt wird, beginnt das Wachstum, mehr Sites, mehr Bibliotheken, mehr Dateien, mehr Nutzer und zunehmend externe Beteiligte.
📈 Die Komplexität steigt exponentiell.
Oft wird dann im Tagesgeschäft auf klare Berechtigungskonzepte verzichtet. Dateien und Ordner werden ad hoc geteilt, Freigaben per Link verschickt oder direkt in Microsoft Teams ausgeteilt, ohne dabei zu berücksichtigen, wie sich diese Freigaben auf die zugrunde liegenden SharePoint-Berechtigungen auswirken.
Gerade in dynamischen Arbeitsumgebungen entsteht daraus ein kaum noch überschaubarer Wildwuchs:
- Vererbungen werden unterbrochen,
- Nutzer erhalten individuelle Zugriffsrechte auf Unterordner oder einzelne Dokumente,
- externe Gäste bleiben dauerhaft berechtigt, weil niemand mehr nachvollziehen kann, wo ihr Zugriff verankert wurde.
Im Ergebnis verwässert jede Form der Zugriffskontrolle, mit erheblichen Risiken für Datenschutz, Datensicherheit und interne Compliance-Anforderungen.
Berechtigungsmodelle verstehen und systematisch einsetzen
SharePoint richtig strukturieren
Die zentrale Herausforderung besteht darin, die zugrunde liegenden SharePoint-Mechanismen konsequent zu nutzen und durch eine sinnvolle Struktur zu ergänzen. SharePoint unterscheidet grundsätzlich zwischen
- Teamwebsites,
- Kommunikationswebsites und
- Hubsites.
Während Teamwebsites häufig über Microsoft 365-Gruppen verwaltet werden und meist auch Bestandteil eines Microsoft Teams sind, dienen Kommunikationsseiten der reinen Informationsverteilung, also dem konsistenten Push von Inhalten an große Zielgruppen.
Die Berechtigungssteuerung erfolgt hier klassisch über SharePoint-eigene Gruppen: Besitzer, Mitglieder und Besucher.
Eine effektive Steuerung setzt auf konsistente Gruppenstrukturen, gezielt eingesetzte Vererbungen und eine zentrale Verwaltung der Zugriffsrechte. Wichtig ist dabei, die standardmäßige Berechtigungsvererbung nur dort zu unterbrechen, wo es strukturell notwendig ist.
Eine tief verschachtelte Berechtigungshierarchie über viele Unterordner hinweg erzeugt in der Praxis mehr Aufwand als Nutzen. In Microsofts eigener Dokumentation wie auch in Schulungsreihen zur SharePoint-Verwaltung gilt die Empfehlung, Vererbungen nur auf Ebene der Bibliothek oder maximal auf der ersten Ordner-Ebene zu unterbrechen.
Unterschiedliche Website-Typen und deren Berechtigungsmodelle
Teamwebsites verwenden standardmäßig Microsoft 365-Gruppen. Gruppenbesitzer erhalten Vollzugriff, Mitglieder Bearbeitungsrechte. Der Zugriff auf zugeordnete SharePoint-Inhalte erfolgt über dieselbe Gruppenmitgliedschaft wie auf Planner, Outlook-Kalender oder Teams-Kanäle. Bei privaten oder freigegebenen Kanälen in Microsoft Teams ist die Verwaltung ausschließlich über Teams möglich. SharePoint zeigt dort die Berechtigungen im schreibgeschützten Modus.
Kommunikationsseiten verwenden hingegen die klassischen SharePoint-Gruppen. Üblich ist eine klare Rollenverteilung, wenige Besitzer mit Vollzugriff, eine beschränkte Anzahl von Mitgliedern mit Bearbeitungsrechten, eine große Gruppe von Besuchern mit Leserechten. Microsoft empfiehlt, Kommunikationsseiten zentral zu administrieren und keine Benutzer direkt zu berechtigen, sondern Gruppen zu verwenden, idealerweise über Sicherheitsgruppen oder Microsoft 365-Gruppen, die zentral gepflegt werden.
Bei Hubsites hängt das Berechtigungsmodell vom Typ der zugrunde liegenden Website ab. Die Hubzugehörigkeit wird vom Administrator im SharePoint Admin Center gesteuert. Dort lässt sich auch festlegen, wer Sites mit dem Hub verbinden darf. Die Berechtigungen der verbundenen Sites bleiben davon unberührt.
Freigabelinks gezielt konfigurieren
SharePoint bietet drei zentrale Linktypen zur Freigabe einzelner Inhalte:
- „Jeder“,
- „Personen in der Organisation“ sowie
- „Bestimmte Personen“.
Die Konfiguration erfolgt auf Websiteebene, die restriktivste Einstellung hat Vorrang.
Links für „Jeder“ ermöglichen den anonymen Zugriff, eignen sich jedoch nicht für Umgebungen mit erhöhten Sicherheitsanforderungen.
Personen-gebundene Links („Bestimmte Personen“) setzen Authentifizierung voraus und lassen sich gezielt auf interne oder externe Partner beschränken.
Technisch relevant ist, dass Berechtigungen zum Teilen nicht mit jeder Berechtigungsstufe einhergehen. Erst ab dem Berechtigungsniveau „Bearbeiten“ ist das Teilen von Inhalten möglich. Die oft genutzte Stufe „Mitwirken“ erlaubt Bearbeitung, jedoch kein Teilen.
Externe Freigabe differenziert absichern
Die Freigabe von Inhalten für Externe erfolgt über die SharePoint-eigenen Freigabefunktionen, technisch gestützt durch Microsoft Entra B2B. Gäste erhalten in diesem Fall ein temporäres Konto, authentifizieren sich über eine Einmalkennung (OTP) oder ein bestehendes Microsoft-Konto. Für Teams-Kanalwebsites gilt eine Besonderheit: Hier wird Azure B2B Direct Connect verwendet, das ohne klassische Gastkonten arbeitet.
„Aktive Websites“ sind alle SharePoint-Websites, die derzeit bestehen, nicht gelöscht wurden und auf die man zugreifen kann.
Die zentrale Verwaltung der externen Freigabe erfolgt im SharePoint Admin Center. Dort lässt sich festlegen, ob und in welcher Form externe Nutzer auf Inhalte zugreifen dürfen. Die Einstellungen gelten organisationsweit, lassen sich jedoch pro Website einschränken.
Für sicherheitskritische Inhalte empfiehlt sich, eigene Sites ohne externe Freigabemöglichkeit zu betreiben.
my-IAM platform vereinfacht die Berechtigungsverwaltung
Konsolidierte Gruppenverwaltung über Systemgrenzen hinweg
Mit wachsender Anzahl an Sites und Systemen steigen die Anforderungen an die Gruppenpflege. In der Praxis finden sich Gruppen in verschiedenen Verzeichnissen, etwa in Entra ID, im lokalen Active Directory, in HR-Systemen oder Fachanwendungen. In vielen Fällen bestehen funktional identische Gruppen mehrfach und mit unterschiedlichen Mitgliedschaften. Die Folge sind Inkonsistenzen, redundante Pflege und unklare Verantwortlichkeiten.
Ein Lösungsansatz ist die konsolidierte Verwaltung über systemübergreifende Plattformen:
👉 My-IAM RealGroup, ein Service der my-IAM platform, führt Gruppeninformationen aus verschiedenen Quellen zusammen, synchronisiert sie in Echtzeit und stellt sie strukturiert für Zielsysteme wie SharePoint bereit.
Dabei lassen sich organisatorische Gruppen (z. B. „Abteilung HR“) ebenso einbinden wie technische Rollen (z. B. „Projekt X, Lesezugriff“). Änderungen in Quellsystemen werden automatisch übernommen und ohne Zeitverzug verteilt.
Neben Microsoft 365 lassen sich auch weitere Systeme anbinden, darunter CRM-Software, Content-Management-Systeme, Netzwerkinfrastrukturen oder SaaS-Anwendungen. Die zentrale Gruppenverwaltung reduziert den Pflegeaufwand, erhöht die Konsistenz und erleichtert die Auditierbarkeit von Berechtigungen.
my-IAM RealGroup im SharePoint-Kontext
Die Einbindung zentral verwalteter Gruppen in SharePoint erfolgt über die klassischen SharePoint-Gruppen. So lassen sich Sicherheitsgruppen aus Entra ID in die SharePoint-Mitgliedergruppe einfügen. Damit erhalten alle Mitglieder der Sicherheitsgruppe automatisch Zugriff, ohne sie einzeln verwalten zu müssen.
Ein typischer Anwendungsfall: Eine Abteilung benötigt eine neue Site mit differenzierten Rollen für Leitung, Teamleitung, Mitarbeitende und Externe.
Anstatt vier SharePoint-Gruppen manuell zu pflegen, werden bestehende Gruppen aus Entra ID übernommen und über eine Schnittstelle eingetragen. Die Aktualisierung erfolgt automatisch, sobald sich die Gruppenzugehörigkeit im Quellsystem ändert.
In Verbindung mit IAM-Lösungen, wie dem IDM-Portal der FirstAttribute, lassen sich die Gruppen über eine grafische Oberfläche verwalten. Administratoren sehen dort sowohl AD- als auch Entra-Gruppen, pflegen Mitgliedschaften und synchronisieren Berechtigungen in angebundene Anwendungen. Die Plattform stellt alle Gruppen global zur Verfügung. Anwender nutzen sie als Verteilerlisten, für Kalendereinladungen oder Chats. So entsteht eine durchgängige und nutzbare Gruppenlogik, ohne Mehrfachpflege oder Medienbrüche.
Fazit
Die Verwaltung von Dateiberechtigungen in SharePoint verlangt mehr als eine einmalige Konfiguration. Sie erfordert ein konsequent durchdachtes Modell aus klar definierten Gruppen, nachvollziehbaren Vererbungslogiken und kontrollierter Freigabe. Ohne zentrale Steuerung droht der Verlust der Übersicht, mit potenziellen Auswirkungen auf Sicherheit, Datenschutz und IT-Compliance.
Technische Hilfsmittel wie die gruppenbasierte Zugriffskontrolle über Entra ID, das differenzierte Berechtigungsmodell von SharePoint sowie die Einbindung konsolidierender Dienste ermöglichen eine nachhaltige Steuerung. Wer Berechtigungen nachvollziehbar, skalierbar und revisionsfähig verwalten will, kommt an einer zentralisierten Gruppenlogik nicht vorbei.
Mehr zur my-IAM platform
Die my-IAM platform vereint sämtliche Identitäten aus verschiedenen Quellsystemen und macht sie für Anwendungen und Apps jeder Art nutzbar. Neben der Teams-integrierten App my-IAM PeopleConnect, umfasst sie die Business Services my-IAM RealIdentity und my-IAM RealGroup.
Sie können unser Team auch telefonisch erreichen unter
+49 8196 998 4330.
