Post Merger Integration: IT-Herausforderungen erfolgreich lösen
Wenn Unternehmen neue Tochtergesellschaften übernehmen, beginnt eine komplexe sogenannte Post Merger Integration – nicht nur kulturell, sondern vor allem technisch. Während auf strategischer Ebene längst der nächste Wachstumsschritt geplant wird, sieht es in der IT oft ganz anders aus: Zwei Verzeichnisse (wenn nicht mehr), zwei Governance-Modelle, doppelte Benutzer, doppelte Lizenzen – und keine einheitliche Kontrolle.
Die Integration scheitert dann nicht an der Absicht, sondern an manuellen Prozessen, Lizenzchaos und fehlender Transparenz. Besonders in Microsoft-zentrierten Umgebungen mit Active Directory, Microsoft 365 und Entra ID geraten klassische Integrationsstrategien schnell an ihre Grenzen.
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Warum Post Merger Integrationen in der IT oft scheitern
Unterschiedliche Systeme, Regeln und Sicherheitsvorgaben müssen zusammengeführt werden – das ist besonders bei internationalen Tochterfirmen keine leichte Aufgabe.
Was strategisch nach zentraler Steuerung klingt, scheitert in der Praxis oft an technischen Herausforderungen: Systeme passen nicht zusammen, Abläufe sind nicht abgestimmt und Sicherheitsbedenken bremsen den Fortschritt. Die Kosten müssen ebenfalls betrachtet werden.
Am Ende arbeitet jede Einheit weiter für sich – und das geht auf Kosten von Effizienz, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit.
Die typischen Symptome in Unternehmen mit verteilten Identitätssystemen:
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Lizensierung ist teuer und aufwendig – vor allem, wenn für externe Benutzer wie Partner separate Lizenzen benötigt werden.
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Doppelte und unvollständige Identitäten – Mitarbeiter, die in mehreren Einheiten arbeiten, bekommen mehrere Konten – oft ohne saubere Zuordnung.
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Fehlender Zugriff zur richtigen Zeit – Mitarbeiter warten auf Berechtigungen, weil zentrale Prozesse fehlen oder zu träge sind.
Diese Probleme summieren sich zu einem enormen Verwaltungsaufwand – ganz zu schweigen von Sicherheitsrisiken und Frust bei den Endanwendern.
Drei gängige Wege und ihre Schwächen
Viele Unternehmen versuchen, neue Einheiten durch eine der folgende Methoden anzubinden:
- vollständige Lizenzzuweisungen
- Gastkonten
- isolierte lokale IT-Strukturen
- Die erste Option führt zu überprovisionierten Microsoft 365-Tenants, hohem Kostenaufwand und komplizierter Rechtevergabe.
- Die zweite Variante, Gastnutzung über Entra ID B2B, reduziert zwar Lizenzbedarf, erschwert jedoch das Rollenmanagement und lässt zentrale Governance-Mechanismen vermissen.
- Die dritte Möglichkeit, lokale IT-Strukturen unangetastet zu lassen, verzögert den Datenaustausch, erschwert die zentrale Verwaltung und öffnet Tür und Tor für Sicherheitslücken.
⏹️ Keine dieser Lösungen erfüllt die Anforderungen an eine zeitgemäße Post-Merger-Integration. Auch die dynamische Gruppenmitgliedschaft stößt bei massenweisen Attributänderungen an technische Grenzen. Die Regelverarbeitung in Entra ID erfolgt nicht in Echtzeit und benötigt bei hoher Systemlast mehrere Stunden, ein kritischer Aspekt bei groß angelegten Übernahmen.
Viele IT-Abteilungen kämpfen mit komplizierten Strukturen, doppelten Identitäten und zu vielen manuellen Aufgaben. Damit sich das ändert, braucht es einen neuen, durchdachten Ansatz – einen, der einfach, sicher und gut steuerbar ist.
Was bei einer Post Merger Integration nötig ist
Um Identitäten heute gut zu verwalten, braucht es einen neuen Ansatz. Die Lösung liegt nicht in mehr Regeln oder mehr Kontrolle, sondern in einem System, das flexibel, sicher und leicht steuerbar ist.
- Rollen statt Einzelberechtigungen
Statt jeder Person einzeln Rechte zu geben, ist es besser, mit Rollen zu arbeiten. Eine Rolle fasst die typischen Aufgaben und Zugriffe zusammen – zum Beispiel „Marketing-Mitarbeiter“ oder „Externer Projektleiter“. So wird die Verwaltung einfacher und übersichtlicher. - Multi-Tenant-Unterstützung
Viele Unternehmen arbeiten heute mit mehreren Organisationen, Tochterfirmen oder Partnern zusammen. Dafür muss das System mehrere Umgebungen (Tenants) unterstützen können – also zum Beispiel verschiedene Microsoft Entra ID Instanzen. Die Identitätsverwaltung darf nicht an einer Grenze stoppen. - Dynamische Steuerung
Manche Dinge ändern sich oft – etwa Abteilung, Standort oder Projekt. Ein gutes System erkennt diese Änderungen automatisch und passt Gruppenmitgliedschaften oder Zugriffe entsprechend an. So bleibt alles aktuell, ohne dass jemand manuell eingreifen muss. - Delegation statt Zentralisierung
Nicht alles muss durch die zentrale IT geregelt werden. Es ist oft besser, Aufgaben zu verteilen: an Fachabteilungen, Projektverantwortliche oder externe Partner. Die Identitäten werden dort gepflegt, wo sie entstehen. Das spart Zeit, vermeidet Fehler – und die IT behält trotzdem die Übersicht. - Klare Gruppenlogik für dynamische und hybride Umgebungen
Die Gruppenstruktur entscheidet maßgeblich darüber, wie zuverlässig Zugriffsrechte umgesetzt werden können. In hybriden Microsoft-Umgebungen mit Active Directory und Entra ID müssen klassische Sicherheitsgruppen, Microsoft 365-Gruppen und dynamische Gruppen sinnvoll kombiniert werden.
Dynamische Sicherheitsgruppen ermöglichen eine automatische Mitgliedschaft auf Basis von Attributen wie Abteilung oder Standort – vorausgesetzt, Entra ID P1 ist im Einsatz. Diese intelligente Steuerung ist wichtig, um Ordnung und Transparenz zu schaffen – besonders in komplexen IT-Landschaften.
Mit diesem neuen Ansatz wird die Verwaltung von Identitäten einfacher, schneller und sicherer – und Unternehmen sind besser auf die Zukunft vorbereitet.
Die Rolle der my-IAM platform bei Firmenübernahmen
my-IAM kümmert sich um verteilte Identitäten
Ein großes Unternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitern wächst in der Regel durch Übernahmen. Neue Firmen bedeuten neue Mitarbeiter – und alle sollen schnell in der bestehenden IT-Umgebung integriert werden und sofort arbeiten können.
Der my-IAM platform Service RealIdentity der FirstAttribute hilft dabei, neue Gesellschaften nahtlos zu integrieren. Dabei ist es egal, ob die Mitarbeiter bereits als Gäste oder B2B-Mitglieder im Tenant des Unternehmen vorhanden sind oder ob sie bislang nur im lokalen AD oder Entra ID der Tochtergesellschaft geführt werden.
➡️ RealIdentity bringt alle Identitäten auf ein einheitliches Niveau, bereinigt Dubletten und aktualisiert die zentralen Verzeichnisse.
So entsteht ein einheitliches, aktuelles Identitätsprofil. Die neuen Mitarbeiter können direkt in Outlook, Teams, SharePoint oder Fachanwendungen arbeiten – ohne lange Wartezeiten oder manuelle Nacharbeit. Gleichzeitig werden Identitäten der Tochtergesellschaft geprüft, sortiert und anhand von Attributen oder Rollen automatisch passenden Gruppen zugewiesen. Es ist besonders hilfreich, um die Kosten für Lizenzen im Griff zu halten.
IDM-Portal für die Post Merger Benutzerverwaltung
Neue Systeme und Strukturen führen oft dazu, dass die Zahl der zu verwaltenden Benutzer schnell wächst. Für die IT ist das eine zeitaufwendige, tägliche Herausforderung.
✅ Eine hilfreiche Lösung ist es, Standardaufgaben zu delegieren.
Mit einer benutzerfreundlichen IAM-Lösung können zum Beispiel Manager oder HR-Mitarbeiter der neuen Tochtergesellschaft selbst aktiv werden. Sie pflegen Benutzerdaten oder starten Zugriffsanfragen – ganz ohne Umweg über die IT. Das spart Zeit und entlastet die IT-Abteilung spürbar.
Das IDM-Portal – eine Identity und Access Management Lösung der FirstAttribute – macht genau das möglich. Es ist für berechtigte Personen leicht über das Web erreichbar – egal an welchem Standort oder in welchem System sie arbeiten.
Benutzer können alle wichtigen Identitäts- und Gruppeninformationen einsehen und bei Bedarf selbst ändern. Im Hintergrund prüft RealIdentity diese Änderungen und überträgt sie sicher und korrekt in die jeweiligen Zielsysteme – sowohl im eigenen Unternehmen als auch in Tochtergesellschaften.
Die Ergebnisse sprechen für sich:
- Neue Gesellschaften sind schneller arbeitsfähig
- Zugriffe und Lizenzen sind sauber vergeben
- IT-Abteilungen behalten die Kontrolle
- Fachbereiche können eigenständig mitarbeiten
- Die Plattform wächst mit – auch in hybriden oder Multi-Tenant-Umgebungen.
Fazit: Post Merger Integration mit System statt Chaos
Wenn Unternehmen wachsen und neue Tochtergesellschaften integrieren, stehen IT-Abteilungen vor einer großen Herausforderung:
Unterschiedliche Systeme, doppelte Identitäten und hoher manueller Aufwand führen zu Lizenzchaos, Sicherheitsrisiken und fehlender Transparenz. Klassische Integrationsansätze – etwa Gastnutzung oder vollständige Lizenzvergabe – stoßen in Microsoft-zentrierten Umgebungen schnell an ihre Grenzen.
Was es braucht, ist ein zukunftsfähiger Ansatz:
- Rollenbasierte Verwaltung statt Einzelberechtigungen
- Multi-Tenant-Fähigkeit für hybride IT-Landschaften
- Automatisierte Gruppensteuerung
- Delegation an Fachbereiche ohne Kontrollverlust
Die my-IAM platform liefert genau diesen Ansatz – inklusive automatischer Dublettenprüfung, systemübergreifender Synchronisierung und dynamischer Gruppenlogik. So können neue Mitarbeiter schnell, sicher und ohne Mehraufwand in Microsoft Teams, Outlook oder SharePoint starten.
Sie möchten Ihre Post-Merger-IT entlasten und neue Unternehmen sicher integrieren? Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir eine passende Lösung – individuell anpassbar, sicher und praxiserprobt.
Mehr zur my-IAM platform
Die my-IAM platform vereint sämtliche Identitäten aus verschiedenen Quellsystemen und macht sie für Anwendungen und Apps jeder Art nutzbar. Neben der Teams-integrierten App my-IAM PeopleConnect, umfasst sie die Business Services my-IAM RealIdentity und my-IAM RealGroup.
Sie können unser Team auch telefonisch erreichen unter
+49 8196 998 4330.
