Team gelöscht: was passiert mit den Teaminhalten?

Was geschieht mit den Teaminhalten, wenn jemand ein Team löscht? Gibt es eine Möglichkeit, das versehentliche Löschen zu vermeiden?
Über kurz oder lang sammeln sich in einem Team viele Informationen an, die sich die Mitglieder zugesendet haben. Doch so schnell ein Team angelegt werden kann, kann es auch wieder gelöscht werden.

Jeder Team Owner kann Team löschen

Ein gut funktionierendes Team in Microsoft Teams lebt vom aktiven Austausch der Mitglieder untereinander. Teammitglieder posten Beiträge, Bilder, Entwürfe, Präsentationen oder teilen ihre Notizbücher. Die vielleicht anfangs informellen Inhalte können sich mit der Zeit zu relevanten Informationen entwickeln.

Interessanterweise hat jeder Teambesitzer die Möglichkeit, ein Team jederzeit zu löschen. Dazu reicht ein Klick auf die drei Punkte neben dem Teamnamen und das Wählen der Option “Team löschen”.

Eine Nachricht weist darauf hin, dass dieser Schritt weitreichende Folgen hat:

Auch wenn das Team mehrere Besitzer hat, ist die Löschaktion eines Besitzers ausreichend, um ein Team zu entfernen. Die anderen Besitzer haben in dem Sinne kein Mitspracherecht.

Was geschieht, wenn ein Besitzer ein Team löscht?

Wenn ein Besitzer ein Team löscht, werden

• das Team Postfach und der Kalender aus Exchange entfernt,
• die entsprechende SharePoint-Website und alle zugehörigen Dateien gelöscht,
• alle OneNote-Notizbücher, Planner-Pläne, PowerBI-Arbeitsbereiche oder Stream-Gruppen, die dem Team zugeordnet sind, ebenfalls gelöscht.

Dies bedeutet, dass Teamaktivitäten in allen Kanälen, Dateien und Chats gelöscht werden. Das Team verschwindet aus der Liste und ist für Mitglieder nicht mehr sichtbar.

Es ist hilfreich, zu wissen, dass das Team aber nicht sofort gelöscht, sondern erst einmal nur verschoben wird. Ein gelöschtes Team kann aber nicht unmittelbar wiederhergestellt werden, ohne die IT zu involvieren. Auch ist die Wiederherstellung nicht mit einem Klick getan, sondern involviert einige zeitaufwendige Arbeitsschritte in Entra ID.

Wann sollte ein Team gelöscht werden?

Voraussetzung für das Löschen eines Teams

Ein Team sollte nur gelöscht werden, wenn es definitiv nicht mehr gebraucht wird. Erst wenn absolute Sicherheit besteht, dass die Teaminhalte irrelevant sind und das Projekt abgeschlossen ist, sollte eine Löschung in Betracht gezogen werden.

Ebenfalls sollten andere Besitzer und die Mitglieder vorab informiert werden, dass das Team gelöscht wird.

Alternative: Team archivieren

Als empfohlene Alternative gibt es die Option, ein Team zu archivieren. Bei der Archivierung werden die Inhalte ohne drohende Ablauffrist “eingefroren”. Es gibt verschiedene Optionen (bspw. ob das Team für die Mitglieder weiterhin sichtbar, aber nicht editierbar sein sollte), die ausgewählt werden können. Diese Einstellungen sind allerdings nur im Microsoft Teams Admin Center verfügbar – und auch diese beanspruchen die Hilfe der IT.

Der Vorteil dieser Methode ist, dass archivierte Teams auch relativ schnell wieder reaktiviert werden können. Mehr Informationen dazu finden Sie im Artikel Bessere Übersicht über Teams und Kanäle – Teams archivieren?.

Wiederherstellen eines gelöschten Teams in Entra ID

Um ein gelöschtes Team wiederzubeleben, muss die dazugehörige M365 Gruppe in Entra ID, zum Beispiel per PowerShell, wiederhergestellt werden. Eine gelöschte M365 Gruppe wird standardmäßig 30 Tage lang aufbewahrt. Nach Ablauf dieser Frist stehen die Daten nicht mehr zur Verfügung und die Teaminhalte sind verschwunden.

Erst das Wiederherstellen dieser Gruppe (Anleitung im Microsoft Support Center) in Azure bewirkt, dass die Teaminhalte komplett zurückkommen. Dann kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis eine gelöschte Gruppe wieder in Microsoft Teams angezeigt wird.

Nach erfolgreicher Wiederherstellung können die Mitglieder die Anwendungen und auch das Team wieder nutzen. Es ist jedoch möglich, dass externe Anwendungen oder Workflows nicht mehr laufen.

Während der 30-Tage-Ablauffrist ist der Teamname gesperrt und kann nicht für ein neues (Alternativ-)Team verwendet werden.

Wie kann ein versehentliches Löschen einer Gruppe vermieden werden?

In Microsoft Teams ist es standardmäßig allen Mitarbeitern, die die Rolle “Besitzer” innehaben, erlaubt, ein Team zu erstellen und auch wieder zu löschen. Da ein Team bis zu 100 Besitzer haben kann, besteht durchweg die Gefahr, dass ein Team

• • ohne Absprache,
  • versehentlich oder
  • mutwillig

gelöscht wird.

Leider gibt es in Teams keine weiteren Sicherheitseinstellungen oder zusätzlichen Rollen, die ein versehentliches Löschen vermeiden können.

Wie hilft my-IAM?

Mit my-IAM werden Genehmigungsworkflows eingebunden, die sicherstellen, dass ein Besitzer nicht einfach ein Team löschen darf, wenn es mehrere Besitzer gibt. Sie können die Berechtigungen von Besitzern beschränken, wie es in Ihrem Unternehmen sinnvoll ist.

my-IAM hilft generell, die Sicherheit Ihrer Teams zu verbessern. Beispielweise können Sie für Ihre Teams:

• Namensrichtlinien einrichten
• Externe Zugriffe verbieten
• Sicherheitsrichtlinienen automatisch aktivieren
• Hinzufügen von Mitgliedern beschränken
• Löschen von Teams verbieten

Wichtig ist allerdings, dass der Anwender selbstständig bleibt. Daher werden mit my-IAM TeamSpace Team-Vorlagen zur Verfügung gestellt. Anwender können mit diesen Vorlagen nur bestimmte Einstellungen selbst verwalten.

Fazit

So schnell ein neues Team entsteht, so schnell kann es auch wieder verschwinden, wenn ein Besitzer dies veranlasst. Hat ein Team mehrere Besitzer, so spielt dies beim Löschen keine Rolle. Ein Besitzer verfügt mit seiner Aktion „Team löschen“ über das gesamte Team.

Aufgrund rechtlicher Vorschriften wird ein gelöschtes Team für 30 Tage aufbewahrt und kann in dieser Zeit reanimiert werden. Dies involviert jedoch aufwendige Schritte in Entra ID und kann nur mit Hilfe der IT gelöst werden. Nach Ablauf der Frist sind die Teaminhalte verloren.

Grundsätzlich sollten Unternehmen überlegen, ob sie das Löschen eines Teams erlauben oder Genehmigungsworkflows einbauen, wenn ein Team mehrere Besitzer hat. Das Löschen könnte erst nach einer gewissen Zeitspanne erlaubt sein, wenn das Team tatsächlich nicht mehr benötigt wird.

Im Rahmen der Compliance können die Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien eines Unternehmens über das Microsoft 365 “Compliance Center” genauer  konfiguriert werden. Mehr dazu in unserem Artikel Sicherheit in Microsoft Teams.