Unterschied zwischen Entra ID Sicherheitsgruppen und M365 Gruppen – und wann man sie einsetzt
In Microsoft-Cloud-Umgebungen steuern Gruppen den Zugriff auf Ressourcen und die Zusammenarbeit. Dabei kommen zwei unterschiedliche Gruppentypen zum Einsatz: Entra ID Sicherheitsgruppen und Microsoft 365 Gruppen (M365 Gruppen) mit jeweils klar definierten Aufgaben.
Entra ID Sicherheitsgruppen regeln den technischen Zugriff auf Ressourcen und Rollen. M365 Gruppen verbinden Benutzer mit Werkzeugen für digitale Zusammenarbeit.
In diesem Artikel erklären wir die Unterschiede, Einsatzbereiche und Grenzen beider Gruppentypen – damit Sie in Ihrer Umgebung die richtigen Strukturen nutzen.
Index
Technisch klare Trennung zwischen Sicherheits- und M365 Gruppen
Sicherheitsgruppen: Präzise Steuerung technischer Zugriffe
Sicherheitsgruppen in Entra ID sind darauf ausgelegt, Berechtigungen für Ressourcen zu bündeln. Sie können sowohl Benutzer, Geräte als auch Service Principals enthalten. Auch verschachtelte Gruppen sind möglich; Gruppen, die aus dem lokalen Active Directory synchronisiert wurden, unterliegen dabei Einschränkungen.
Die Gruppen dienen nicht der Kommunikation oder Kollaboration, sondern der exakten Zuweisung technischer Rechte. Sie lassen sich in Entra ID-Rollen integrieren, in Conditional Access Policies einbinden und können für SaaS-Anwendungen, On-Premises-Ressourcen oder SharePoint-Zugriffe verwendet werden.
Sicherheitsgruppen werden in der Regel im Microsoft Entra Admin Center verwaltet.
M365 Gruppen: Zusammenarbeit und Kommunikation im Fokus
Im Gegensatz dazu richten sich M365 Gruppen an Benutzergruppen mit dem Bedarf an gemeinsamer Kommunikation, Dateiablage und Aufgabenkoordination.
Beim Erstellen einer M365 Gruppe werden automatisch mehrere Dienste aktiviert. Dazu zählen ein Gruppenpostfach in Exchange Online, eine SharePoint-Teamwebsite, ein gemeinsamer Kalender, ein Planner-Board, ein OneNote-Notizbuch und optional ein Team in Microsoft Teams. Diese Verknüpfung geschieht automatisch und ist nicht selektiv steuerbar.
Der Funktionsumfang einer M365 Gruppe steht ausschließlich Benutzern zur Verfügung. Geräte und andere Gruppen können nicht Mitglied sein.
M365 Gruppen lassen sich über mehrere Schnittstellen pflegen.
Für was sich welche Gruppe eignet und was man vermeiden sollte
⚙️ Entra ID Sicherheitsgruppen eignen sich für den gezielten Zugriff auf Anwendungen, Dienste und Daten. Sie lassen sich über Attribute dynamisch steuern und erlauben differenzierte Zuweisung auf Benutzer- oder Geräteebene.
Für Geräte können Regeln wie Standort oder Betriebssystem genutzt werden, für Benutzer Attribute wie Abteilung oder Stadt. Diese Form der Steuerung ermöglicht eine wartungsarme Verwaltung.
🤝 M365 Gruppen hingegen bündeln nicht nur Benutzer, sondern gewähren über ihre Mitgliedschaft den Zugang zu allen damit verbundenen Anwendungen. Diese enge Kopplung ist für Projekte, Teams und zur Zusammenarbeit ideal, jedoch ungeeignet für die reine Steuerung technischer Zugriffe.
Besonders wichtig ist die Unterscheidung bei verschachtelten Gruppen:
🚫 M365 Gruppen können nicht als Mitglieder anderer Gruppen verwendet werden, und Sicherheitsgruppen lassen sich nicht mit M365 Gruppen kombinieren. Eine Lizenzzuweisung an verschachtelte Sicherheitsgruppen ist ebenfalls ausgeschlossen.
Rollenzuweisung, PIM und dynamische Mitgliedschaften
Rollenzuweisung mit Microsoft Entra PIM
Ein wesentlicher Vorteil von Entra ID Sicherheitsgruppen liegt in der Zuweisung von Rollen über Microsoft Entra Privileged Identity Management (PIM).
- Role-assignable Gruppen: Gruppen können als „role-assignable“ definiert werden, was eine temporäre Vergabe von administrativen Rechten ermöglicht (z. B. SharePoint Admins).
- Zuweisungstypen: Die Zuweisung kann aktiv (direkt) oder „eligible“ (mit Aktivierung bei Bedarf) erfolgen.
- Sicherheitsfunktionen: In Verbindung mit Ablaufdaten, Genehmigungsworkflows und begrenzten Aktivierungszeiten lassen sich hochsichere Rollenkonzepte abbilden.
PIM hilft dabei, hochprivilegierte Zugriffe sicherer zu machen und zu minimieren.
Dynamische Mitgliedschaften in Entra ID
Dynamische Mitgliedschaften ermöglichen eine flexible Verwaltung von Gruppenmitgliedschaften auf Basis von Benutzer- und Geräteattributen.
- Verfügbarkeit in Sicherheitsgruppen: Dynamische Mitgliedschaften stehen für Sicherheitsgruppen zur Verfügung, die auf Benutzer- und Geräteattributen basieren.
- Verfügbarkeit in M365 Gruppen: Bei M365 Gruppen sind dynamische Mitgliedschaften ebenfalls möglich, jedoch ausschließlich für Benutzer.
Regeln können kombiniert und komplexe Abfragen über Entra ID erstellt werden. Typische Kriterien sind Standort, Abteilungszugehörigkeit oder Geräteklasse.
Verwaltung, Naming Policies und Lebenszyklusregeln
Die Gruppenverwaltung erfolgt je nach Typ über unterschiedliche Admin-Portale:
- Sicherheitsgruppen werden vorwiegend im Microsoft Entra Admin Center gepflegt. Dort können auch dynamische Mitgliedschaften, Rollen-Zuweisungen und Zugriffskontrollen konfiguriert werden.
- M365 Gruppen werden zusätzlich im Microsoft 365 Admin Center, Teams Admin Center oder direkt in Outlook und Teams verwaltet.
- Naming Policies und Gruppenlebenszyklen (z. B. automatische Ablauffristen) werden zentral im Microsoft Entra Admin Center oder per PowerShell verwaltet.
Gruppen lassen sich entweder direkt mit Mitgliedern befüllen oder durch Regeln steuern. Die Rolle des Gruppenbesitzers ist besonders wichtig, da sie das Hinzufügen und Entfernen von Mitgliedern delegierbar macht.
Zur Strukturierung des Gruppenbestands lassen sich Naming Policies definieren. Sie können einheitliche Präfixe oder Suffixe wie „Berlin-Vertrieb“ oder „IT-München“ durchsetzen. Ergänzend dazu verhindert eine Blocklist ungewünschte Begriffe.
Die Lebensdauer von Gruppen lässt sich über Ablaufregeln steuern. Gruppen, die über einen definierten Zeitraum nicht mehr genutzt wurden, können automatisch gelöscht werden. Inaktives Verhalten wird vorab geprüft, bei erkannter Aktivität verlängert sich die Frist automatisch. Die Wiederherstellung gelöschter Gruppen ist nur über das Entra Admin Center oder PowerShell möglich, nicht über Teams.
E-Mail-Funktionen, externe Mitglieder und Sichtbarkeit
M365 Gruppen verfügen über ein gemeinsames Postfach und eine Gruppenadresse. Diese Adresse kann in der globalen Adressliste sichtbar oder ausgeblendet sein. Öffentliche Gruppen sind für alle Benutzer sichtbar und beitretbar, private Gruppen erfordern eine Genehmigung.
Für Sicherheitsgruppen ist eine Mail-Adressierung nur möglich, wenn sie mail-enabled sind, etwa als mail-enabled security group oder Distribution List. Diese Gruppen lassen sich ausschließlich über das Exchange Admin Center verwalten. Geräte und andere Gruppen können darin keine Mitglieder sein.
my-IAM RealGroup für leichteres Gruppenmanagement
So optimiert RealGroup die Gruppenverwaltung in der Cloud
Der my-IAM RealGroup Service von FirstAttribute bietet eine durchdachte Ergänzung zu den Gruppen.
✅ Die Lösung synchronisiert Gruppenmitgliedschaften über Systemgrenzen hinweg und verbindet Entra ID, Active Directory, Microsoft Teams und Drittanwendungen zu einem konsistenten Berechtigungssystem.
Dabei erkennt RealGroup Änderungen in Quellsystemen in Echtzeit und überträgt sie automatisch in Zielsysteme. Dadurch entfällt die manuelle Pflege von Gruppenmitgliedschaften in mehreren Umgebungen.
RealGroup in der Praxis
RealGroup erlaubt das Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Entra Gruppen direkt über benutzerfreundliche Oberflächen, wie das FirstWare IDM-Portal. Administratoren sehen dort alle Gruppen zentral, bearbeiten Mitglieder und Besitzer und steuern die Gruppenzugehörigkeit über ein intuitives Interface.
In Verbindung mit my-IAM PeopleConnect lassen sich Gruppen als Verteilerlisten im globalen Adressbuch nutzen, was besonders für Kommunikationsprozesse nützlich ist.
Erweiterte Gruppenautomatisierung
Technisch arbeitet RealGroup mit Delta-API, ODATA-Schnittstellen und RealTalk-Technologie. Diese erlaubt die Verarbeitung von Gruppeninformationen aus verschiedenen Quellsystemen. Über das Mapping können Mitglieder automatisch den passenden Rollen und Ressourcen zugewiesen werden.
Ein praxisnahes Szenario ist die Synchronisierung von Projektrollen mit Microsoft Teams. Projektmanager erhalten umfassenden Zugriff, Entwickler nur auf relevante Projektdateien, Tester auf dedizierte Testbereiche, Stakeholder hingegen nur Lesezugriff. Alle Änderungen in der Organisation wirken sich ohne Verzögerung auf die Gruppenstruktur aus.
RealGroup erweitert damit die Möglichkeiten der Microsoft-Bordmittel um eine flexible, skalierbare und automatisierte Lösung für den gesamten Lebenszyklus der Gruppenverwaltung. Besonders in dynamischen Umgebungen mit häufigen Rollenwechseln, mehreren Systemen und hohen Anforderungen an Governance stellt RealGroup eine robuste Ergänzung zur Entra- und M365-Struktur dar.
Zusammenfassung
Am Ende ist es wirklich hilfreich, den Unterschied zwischen Sicherheitsgruppen und M365 Gruppen zu kennen, um die Microsoft-Umgebung sinnvoll und sicher zu strukturieren. Sicherheitsgruppen sind ideal für den technischen Zugriff und die Rechteverwaltung, während M365 Gruppen das Teamwork und die Zusammenarbeit unterstützen. Wenn man die beiden verwechselt, kann das schnell zu unnötiger Komplexität oder Schwachstellen führen. Wer diesen Unterschied versteht, kann gezielter planen, effizienter verwalten – und am Ende einfach besser arbeiten.
Mehr zur my-IAM platform
Die my-IAM platform vereint sämtliche Identitäten aus verschiedenen Quellsystemen und macht sie für Anwendungen und Apps jeder Art nutzbar. Neben der Teams-integrierten App my-IAM PeopleConnect, umfasst sie die Business Services my-IAM RealIdentity und my-IAM RealGroup.
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