Microsoft 365 Personensuche verbessern? So geht’s!
Microsoft 365 Personensuche geht nicht? Mitarbeiter suchen nach Menschen mit konkreten Fähigkeiten, Erfahrungen und Interessen, nicht nur nach Kontaktdaten. Mitarbeiter wollen wissen:
Wer kann mir bei meinem Projekt helfen?
Wer kennt sich mit einem bestimmten Thema aus?
Die Microsoft 365 Personensuche liefert hier oft keine passenden Ergebnisse. Es bietet zwar Profilfelder wie „Über mich“, „Skills“ oder „Fragen Sie mich nach“. Aber diese Informationen sind schwer zu finden. Die Suchfunktion ist wenig nutzerfreundlich, unpräzise – und liefert selten die Informationen, die wirklich gebraucht werden.
Index
Wo finde ich in Microsoft 365 Informationen über meine Kollegen?
Telefonnummern oder E-Mail-Adressen können wir schnell finden – sei es in Outlook, Teams oder auch (komplizierter) über m365.cloud.microsoft.
Doch was ist, wenn Sie mehr wissen möchten? Zum Beispiel: Welche Skills bringt jemand mit? Woran arbeitet die Person gerade? Was steht im Profilfeld „Über mich“?
Solche Informationen gibt es – aber sie sind gut versteckt.
Sie müssen über m365.cloud.microsoft gehen, um sie zu finden. Suchen Sie zunächst über das Suchfeld nach jemandem, einer Kompetenz oder einem Projekt. z.B. PowerShell. Leider werden Sie keine sinnvollen Ergebnisse erhalten. Das System sucht nur nach Dateien. Wir wollen aber einen Menschen, der uns helfen kann.
Die Suche in m365.cloud.microsoft fokussiert sich zuerst auf Dateien. Eine Personensuche ist anfangs nicht möglich.
Erst nach einer ersten Suche sehen Sie unter der Suchleiste verschiedene Filter. Einer davon ist „Personen“. Diesen müssen Sie anklicken, damit Ihnen Menschen angezeigt werden, die z. B. PowerShell können.
Der „Personen“-Filter in m365.cloud.microsoft ist schwer zu finden.
Das ist zeitaufwändig – und alles andere als intuitiv.
Die Einschränkungen auf einen Blick:
- Nur Basisdaten wie Name, Position und Abteilung sind direkt sichtbar
- „Über mich“-Texte oder Skills werden selten angezeigt
- Die Suchfunktion ist nicht smart – sie erkennt kaum, was wirklich gemeint ist
- Die Datenpflege liegt bei den Mitarbeitern selbst – oft fehlt die Aktualität
Realitätscheck: So läuft es in der Praxis
Beispiel: Max Muster ist React-Entwickler im Projekt „Pilot“. John Smith sucht für ein neues Vorhaben genau dieses Know-how. Um Max zu finden, muss John wissen, dass er in der Microsoft 365-Suche auf „Personen“ umstellen und dort gezielt nach „React“ suchen muss.
Und selbst dann gilt: Max wird nur gefunden, wenn sein Profil vollständig und aktuell gepflegt ist.
Eigene Profilinformationen pflegen
Wie können wir oder Max eigentlich unsere Skills oder die „Über mich“-Informationen pflegen? Wenn Sie gerade auf der Suche sind, können Sie sich einfach selbst suchen und Ihr Profil öffnen. Dann können Sie auf „Profil aktualisieren“ gehen und unter „Info“ Ihre Daten ändern.
Wenn das NICHT möglich ist, hat die IT-Abteilung dies aus unterschiedlichen Gründen beschränkt.
Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass es keine wirklich guten Alternativen für eine feinere, detailliertere Personensuche in M365 gibt.
Die Lösung: my-IAM PeopleConnect – Eine neue Art, Kontakte zu finden und sich zu vernetzen
Microsoft 365 ist stark in der Zusammenarbeit. Doch wie Sie gelesen haben, stößt es bei der gezielten Suche nach Fähigkeiten, Projektwissen oder Interessen an Grenzen.
Hier kommt my-IAM PeopleConnect ins Spiel.
PeopleConnect ist eine leistungsstarke Plattform für Kontaktmanagement mit einer smarten Suche. Sie bündelt Daten aus verschiedenen Quellen und stellt sie übersichtlich, in einer nutzerfreundlichen Oberfläche dar. Daraus entsteht ein vollständiges, durchsuchbares Bild Ihrer Mitarbeiter und externen Partner. Nicht nur Name und Rolle, sondern auch Know-how, Projektrollen, Erfahrungen und individuelle Stärken sind im Userprofil vorgesehen.
Aktuelle Informationen aus allen Quellen
Egal ob Microsoft 365, SAP SuccessFactors, DATEV, interne Datenbanken oder Excel-Dateien: PeopleConnect führt viele Kontaktinformationen zentral zusammen.
Daten lassen sich automatisch oder manuell importieren. Eigene Felder wie „Projekte“, „Rollen“, „Regionen“, „Sprachen“ oder „Zertifikate“ lassen sich individuell anlegen und durchsuchen.
Im Fall von Max bedeutet das: Er muss seine Informationen nicht unbedingt überall manuell pflegen. Diese Informationen werden per CSV importiert oder synchronisiert in PeopleConnect.
Wer nach dem Projekt „TaskPilot“ sucht, findet sofort Max, seine Rolle und das ganze Team.
Smarte Suche, die wirklich versteht, was gesucht wird
Im Gegensatz zur Standard Microsoft 365 Personensuche, die meist auf Basisfeldern wie Name oder Abteilung basiert, bietet PeopleConnect eine kontextbasierte, intelligente Suchfunktion:
- Mitarbeiter können nach Skills, Tools, Projekten, Themen oder Interessen suchen
- Die Suchleiste erkennt auch unvollständige Begriffe
- Trefferlisten zeigen sofort relevante Personen – mit Kontaktdaten, Rollen und Zusatzinfos
- Auch externe Kontakte (z. B. Partner oder Dienstleister) können eingebunden und durchsucht werden
Beispiel aus der Praxis: Ein Teamleiter plant einen Messestand und möchte wissen, welcher Lieferant bereits in ähnlichen Projekten im Unternehmen involviert war. Dazu sucht er intern nach dem Begriff „Messebau“ oder „Tontechnik“, um Lieferanten mit entsprechender Erfahrung zu finden.
Integration in Microsoft Teams – genau dort, wo gearbeitet wird
Ein weiteres Highlight von PeopleConnect: Die Lösung ist direkt in Microsoft Teams integrierbar. Mitarbeiter müssen nicht zwischen Tools wechseln oder separate Anwendungen öffnen.
Die Kontakt- und Profilsuche steht dort zur Verfügung, wo die Kommunikation stattfindet – im Chat, in Meetings, im Kanal oder direkt über die Teams-Sidebar.
Dadurch erhöhen sich:
- Nutzung (weil die Lösung im Alltag präsent ist)
- Akzeptanz (weil keine Schulung nötig ist)
- Effizienz (weil Informationen sofort gefunden werden)
Fazit – Besser suchen, mehr finden.
Microsoft 365 zeigt Kontakte. PeopleConnect zeigt Menschen. 👉 Erleben Sie die neue Art der Personensuche mit PeopleConnect!
Mit systemübergreifender Datenerfassung, intelligenter Suche und Integration in Teams wird die Mitarbeitersuche endlich einfach, schnell und zuverlässig.
Was ist die my-IAM platform?
Die my-IAM platform vereint sämtliche Identitäten aus verschiedenen Quellsystemen und macht sie für Anwendungen und Apps jeder Art nutzbar. Neben der Teams-integrierten App my-IAM PeopleConnect, umfasst sie die Business Services my-IAM RealIdentity und my-IAM RealGroup.
