Einfache Verwaltung von Microsoft Teams durch Fachabteilungen
Microsoft Teams ist aus dem Arbeitsalltag vieler Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Mit zunehmender Beliebtheit wachsen auch die Anforderungen an eine einfachere Verwaltung der Anwendung.
Index
Microsoft Teams Verwaltung – wirklich nur eine Aufgabe der IT?
Viele Admin Center, hohe Komplexität
Das Verwalten von Teams in MS Teams ist auf den ersten Blick eine Sache für Administratoren. Nicht umsonst steckt im “Microsoft Teams Admin Center”, dem Verwaltungstool für Teams, der Begriff “Admin”. Der normale IT-fremde Anwender von MS Teams hat keinen Zugriff darauf (und möchte diesen auch nicht unbedingt haben).
Zumal es mit einem Admin Center auch nicht getan ist. Zur kompletten Verwaltung von MS Teams (inklusive Sicherheitseinstellungen) gehören eine Vielzahl an Portalen und administrativen Tools, wie das Azure Portal, das Microsoft 365 „Security & Compliance Center” oder das Microsoft 365 “Admin Center”. Selbst für geschulte Administratoren ist es nicht immer einfach, die Konfigurationen am richtigen Ort durchzuführen. Lesen Sie dazu auch unseren Artikel “Sicherheit in Microsoft Teams”.
Notwendigkeit einer einfachen MS Teams Verwaltung
Doch was tun, wenn es die Praxis anders erfordert?
Die meisten Anwender von Teams kommen aus den Fachabteilungen und nicht aus der IT-Ecke. Sie haben gute IT-Kenntnisse, aber kein Spezialwissen zur Benutzer- und Berechtigungsverwaltung. Sie arbeiten praxisnah und täglich mit der Anwendung. Deshalb möchten sie ungehindert:
- Teams anlegen
- Mitglieder einladen
- Dateien teilen
- die Sichtbarkeit und Suchbarkeit des Teams bestimmen können.
Vor allen Dingen aber möchten sie ein gewisses Maß an Selbständigkeit haben.
So, wie es die Microsoft Teams Philosophie auch vorsieht. Die Philosophie von Microsoft Teams ist es, dass sich Mitarbeiter auf schnellem Weg verbinden, in Teams zusammenarbeiten, Informationen austauschen und jederzeit und von überall her miteinander kommunizieren.
Dazu gehört auch die Möglichkeit, Teams im angemessenen Rahmen selbst zu verwalten. Am besten, ohne die verschiedenen Admin Center und ohne die Hilfe der IT-Abteilung.
Doch wie setzt man dies in der Praxis um, wenn die Anwendung nun einmal so ist, wie sie ist?
Die Qual der Wahl: Teams-Verwaltung einschränken oder freigeben
Einschränken aufgrund von Sicherheitsbedenken
Viele Unternehmen, die Teams eingeführt haben – oder kurz davor stehen, hadern mit der Tatsache, dass mit der Zeit zu viele Teams entstehen. Sie fürchten:
- den Kontrollverlust über die Teams-Anlage,
- Unübersichtlichkeit,
- redundante oder verwaiste Teams und
- den sich verdoppelnden Arbeitsaufwand für die IT.
Außerdem gibt es Bedenken über die Teams-Inhalte, die ausgetauscht werden, über Sicherheitslücken und den Zugriff unbefugter Personen auf sensible Daten.
So kommt es in der Praxis häufig vor, dass Mitarbeiter selbst keine Teams mehr anlegen dürfen. Diese Aufgabe unterliegt dann zu 100% der IT – einer überlasteten, meistens unterbesetzten Abteilung, die sich sowieso mehr um Projektthemen, als um den laufenden Betrieb kümmern sollte.
Nicht zuletzt ist Microsoft Teams ein Cloud-Service und mit Entra ID verbunden. Dies bedeutet, dass die Mitarbeiterinformationen und ausgetauschten Daten automatisch in der Cloud landen. Für viele Unternehmen ist allein schon dies ausreichend, um eine Einführung von Microsoft Teams zu untersagen.
Teams-Verwaltung freigeben mit my-IAM TeamSpace
Alle oben genannten Bedenken sind berechtigt und müssen bei der Optimierung der MS Teams Verwaltung berücksichtigt werden.
Hier hat my-IAM TeamSpace, ein Service der my-IAM Identity and Authorization Plattform der FirstAttribute AG, eine passende Antwort:
Wir haben verstanden, dass ein Vollzugriff auf Teams (=alle dürfen alles) mit der Zeit Probleme verursacht.
Ebenso widerspricht ein eingeschränkter Zugriff (=nur die IT darf Teams verwalten) der Teams-Philosophie der Kollaboration.
Mit my-IAM TeamSpace können Sie Aufgaben des Teams Managements sicher an Ihre Fachabteilungen delegieren.
Als in Microsoft Teams integrierbare Identity and Authorization Plattform bietet my-IAM:
- eigene anwenderfreundliche Benutzeroberflächen
- zur einfachen Verwaltung von Microsoft Teams
- durch den normalen Mitarbeiter.
Der große Vorteil ist: Sie motivieren Ihre Mitarbeiter, Teams aktiv zu nutzen. Gleichzeitig behalten Sie die Kontrolle über alle Vorgänge und erhöhen die Sicherheit der Anwendung.
Ein weiterer empfehlenswerter Artikel zu diesem Thema ist: „Wer sollte neue Teams anlegen (dürfen)?“
>> my-IAM TeamSpace in Online-Demo kennenlernen<<
Idealerweise lernen Sie my-IAM TeamSpace in einer Online-Demo kennen. Unsere IAM-Experten zeigen Ihnen, wie Sie die Teams-Verwaltung in der Praxis einfacher und sicherer machen.
Verwalten von Teams ohne Zugriff auf Admin Center
Team-Vorlagen zum einfachen Teams Management
Mit my-IAM TeamSpace hat die IT lediglich die Aufgabe, passende Vorlagen zu erstellen. Diese können kundenspezifisch konfiguriert werden.
Die Mitarbeiter der Fachabteilungen nutzen diese Vorlagen, um regelkonforme Teams zu gründen. Nützliche Funktionen, wie:
- Namenskonventionen,
- Sicherheitsregler oder
- Lebenszyklen
sorgen dafür, dass die Teams-Anlage unter Kontrolle bleibt und den Richtlinien des Unternehmens entspricht.
Dadurch werden auch die Compliance und Sicherheit erhöht. Steuerung und Kontrolle der Prozesse bleiben in den Händen von IT-Management, Informationssicherheit oder der Geschäftsleitung. Die Verwaltung aller Teams durch die IT erfolgt durch eine einheitliche benutzerfreundliche Ansicht.
Als Bonusfaktor gibt es my-IAM PeopleConnect, ein übersichtliches, modernes Dashboard. Dieses bündelt Teams und Kontakte so, dass das Finden des richtigen Ansprechpartners oder Teams eine Leichtigkeit ist. PeopleConnect ist auch sofort als M365 Telefonbuch einsetzbar.
Rollenmanagement zur sicheren Aufgabenteilung
my-IAM TeamSpace ermöglicht ebenso eine genaue Zuteilung der Berechtigungen, die ein Mitarbeiter erhält.
Neben den von Microsoft Teams bereitgestellten standardisierten Rollen:
- Team Owner
- Mitglied
- Gast
bietet my-IAM TeamSpace eine feinere Granulierung der Rollen an. So können Sie beispielsweise konfigurieren, dass nur Mitarbeiter in leitender Funktion Teams anlegen oder auf eine größere Auswahl an Team-Vorlagen zugreifen dürfen.
So können Sie Anwendern in Fachabteilungen passgenaue Rollen vergeben und diese mit besonderen Rechten ausstatten.
Natürlich ersetzt my-IAM nicht die weitreichenden Funktionen der verschiedenen Admin Center. Es ermöglicht jedoch die gezielte Aufgabenteilung unter Einbindung der Mitarbeiter und eine Entlastung der IT.
Fazit
Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen, wenn es um die Verwaltung der Teams in Microsoft Teams geht. Oft gibt es Bedenken hinsichtlich der Sicherheit der Anwendung, aber auch, inwieweit man seinen eigenen Mitarbeitern die Handhabung einer solchen Anwendung zutrauen kann.
Jedoch ist die IT als “Drehkreuz für alles” schon seit Jahren überlastet.
my-IAM setzt sich zum Ziel, Anwendern und Administratoren gleichzeitig zu helfen.
Unserer Meinung nach muss die Verwaltung von Teams nicht kompliziert sein, wenn Sie wichtige Faktoren im Voraus klären. Durch die Bereitstellung von Vorlagen, die den Richtlinien des Unternehmens entsprechen, können Anwender verlässlich und sicher in die Teams Verwaltung eingebunden werden.
